Een afspraaktype bevat:

Daarnaast worden hier alle beschikbaarheden per afspraaktype aangemaakt.

Dit is de naam van de afspraak die men kan inplannen. Indien je meerdere afspraaktypes hebt is het belangrijk dat de titels niet gelijk zijn. Kortom: de titel is zichtbaar bij het plannen van een afspraak, zorg dus voor herkenbaarheid.

Dit is de locatie van de afspraak die men kan inplannen. Bijvoorbeeld de fysieke locatie waar het onderzoek plaatsvind of als het een online afspraak betreft vermeld je dat ook hier. Kortom: de locatie is zichtbaar bij het plannen van een afspraak, zorg dus voor herkenbaarheid.

Vul het totaal aantal minuten per tijdslot in (hoe lang elke afspraak duurt). Als een afspraak in totaal 60 minuten duurt, dan vult dit aantal minuten in. Werk je "in een treintje", dat bijvoorbeeld elke 30 minuten iemand kan starten, dan werk je met meerdere beschikbaarheden binnen hetzelfde afspraaktype, je vult hier dus niet 30 minuten in. De totale tijdsduur is namelijk zichtbaar bij het boeken van de afspraak en wordt in o.a. de afspraak bevestiging e-mail getoond.

Met deze instelling bepaal je hoe lang van tevoren een medewerker nog een afspraak mag inplannen. Zo houd je controle over de planning en voorkom je last-minute boekingen. Bijv. Je zet planbaar tot 24 uur van tevoren, zodat niemand zich ’s ochtends nog aanmeldt voor dezelfde middag. Of dat je de avond ervoor zeker kan weten dat er de volgende ochtend geen afspraken meer bijgeboekt zijn.

Met deze instelling bepaal je tot wanneer een medewerker zelf een afspraak mag annuleren. Dit voorkomt last-minute uitval en hiermee kan jij voorkomen dat je omzet verliest door de vrijgekomen gaten in de planning welke je niet kan opvullen. Bijv. Je zet annuleerbaar tot 48 uur van te voren, zodat niemand binnen dit tijdsbestek de afspraak zelf kan annuleren omdat jij in je voorwaarden hebt opgenomen dat annuleringen binnen dit termijn gefactureerd worden.

Je kunt afspraaktypes ook in bijv. Engels en Duits instellen.
O.a. deze velden:

Let op: Meertaligheid bepaal je in de organisatie-profiel pop-up.

Met voorwaardelijke logica kun je bepalen welke medewerkers(groepen) welke afspraaktypes mogen zien. Ideaal voor planningen met verschillende afdelingen of locaties.

Je kunt de afspraaktype zichtbaar maken, of juist verbergen op basis van verschillende voorwaarden zoals:

Voorbeeld 1:
"Productie mag alleen maandag & dinsdag plannen."

Voorbeeld 2:

"Medewerkers van locatie Almelo mogen alleen in Almelo plannen, accountmanagers op alle beschikbare locaties"

In dit artikel kan je meer lezen over de mogelijkheden van voorwaardelijke logica in combinatie met de planning.