Wat is een beschikbaarheid?
Een beschikbaarheid is één grote tijdsperiode; Qiek maakt automatisch alle tijdslots die passen binnen deze periode op basis van de tijdsduur van het afspraaktype.
Beschikbaarheid toevoegen
Open het afspraaktype
Klik in de kalender op een dag waar je de beschikbaarheid wil toevoegen, of klik-en-sleep over de kalender om meerdere dagen beschikbaar te maken
Pop-up Beschikbaarheid toevoegen verschijnt:
Datum (of datumsreeks)
Beschikbare tijden (van t/m instellen)
Extra afspraakinformatie: (specifieke informatie die alleen getoond wordt bij de tijdsloten van deze beschikbaarheid)
Resource (bijv. een coach, tester, arts, ruimte of unit toevoegen)
Aankruisvakje met "Verberg deze beschikbaarheid tot dat: Afspraaktype minder dan [...] beschikbare plekken over heeft
Klik Opslaan
Toelichting per optie in een beschikbaarheid toevoegen (of beschikbaarheid aanpassen):
a. Datum / data instellen:
Indien je 1 specifieke datum hebt geselecteerd dan zie je onder datum van <datum> t/m <datum> staan. Dan staat er twee keer dezelfde datum vermeld. Zie bovenstaande voorbeeld.
Indien je klik-en-sleept over de kalender om meerdere dagen tergelijkertijd te selecteren dan zie je van <eerste datum> t/m <laatste datum> staan. Bijv. 23-03-2026 t/m 27-03-2026 staan.
Meerdere, niet aaneengesloten datums tegelijk toevoegen
Gebruik het plus-icoon (+) bij datum:
hiermee kun je telkens nieuwe datums toevoegen en bijvoorbeeld in één keer weken/maanden vooruit plannen.
b. Beschikbare tijden instellen:
Wanneer je een beschikbaarheid toevoegt aan een afspraaktype, stel je altijd een van–tot tijd in. Op basis hiervan berekent Qiek automatisch alle tijdslots (afspraakmomenten) die binnen deze periode passen, afhankelijk van de ingestelde tijdsduur van het afspraaktype.
Hieronder vind je belangrijke uitleg én praktische voorbeelden zodat je de planning optimaal kunt inrichten.
1. Eén grote tijdsperiode is voldoende - Qiek maakt automatisch de tijdslots!
Veel Providers maken onnodig voor elke afspraak een apart tijdslot aan.
Dat hoeft NIET.
Qiek genereert automatisch alle tijdslots op basis van:
de starttijd,
de eindtijd, en
de duur van het afspraaktype.
Voorbeeld
Afspraaktype: 45 minuten (Tijdsduur)
Beschikbare tijden ingesteld: 08:00 t/m 12:30
Qiek maakt dan automatisch deze tijdsloten aan:
08:00–08:45
08:45–09:30
09:30–10:15
10:15–11:00
11:00–11:45
11:45–12:30
Je hoeft deze 6 tijdslots dus NIET handmatig aan te maken!
2. Pauzes toevoegen binnen dezelfde dag (meerdere van–tot blokken)
Wil je pauzes of lunchpauzes opnemen?
Voeg dan eenvoudig meerdere tijdsblokken toe.
Voorbeeld
Je werkt van 08:00–17:00, maar hebt pauzes:
10:00–10:15
12:15–12:45
14:45-15:00
Dan voeg je 4 tijdsblokken toe:
08:00–10:00
10:15–12:15
12:45–14:45
15:00-17:00
Qiek maakt in elk blok alleen de tijdslots die erin passen. Pauzes worden vanzelf uitgesloten.
Zo komt het vervolgens in de planning (tijdsduur 60 minuten als voorbeeld):
3. Intervalplanning ("treintje") instellen
Soms wil je dat elke 30 minuten een nieuwe medewerker kan starten, ook al duurt de afspraak 60 minuten. Dit wordt ook wel een treintje genoemd.
→ Ideaal wanneer je met meerdere testers/coaches werkt die elkaar afwisselen.
Voorbeeld:
Duur afspraaktype: 60 minuten
Interval in beschikbaarheid: elke 30 minuten starten
Dit betekent:
Tester 1 begint om 08:00
Tester 2 begint om 08:30
Tester 1 weer om 09:00
Tester 2 om 09:30
…etc.
Hoe stel je dit in Qiek in?
In Beschikbaarheid toevoegen geef je meerdere van–tot tijden in die elkaar overlappen.
Bijvoorbeeld:
08:00–12:00 (voor Tester 1)
08:30–12:30 (voor Tester 2)
Qiek genereert dan automatisch:
08:00 / 08:30 / 09:00 / 09:30 / 10:00 / 10:30 / 11:00 … etc.
Voorbeeld 2 dagen, 2 testers, intervalplanning:
4. Meerdere testers/coaches die tegelijk werken → meerdere overlappende blokken
Wanneer twee coaches/testers tegelijk werken, kun je overlappende tijden invoeren.
Voorbeeld:
Je hebt 2 coaches die allebei van 09:00–12:00 werken:
Voeg toe:
Beschikbaarheid 1: 09:00–12:00
Beschikbaarheid 2: 09:00–12:00 (nogmaals, voor tester 2)
Qiek toont per startmoment twee plekken om te boeken
c. Extra afspraakinformatie
Specifieke informatie die alleen getoond wordt bij de tijdsloten van deze beschikbaarheid.
Je heb hier de mogelijkheid om “Extra afspraak informatie” oftewel een stukje tekst aan specifieke afspraken binnen de beschikbaarheid toe te voegen.
Deze informatie wordt ook getoond in de mailings (indien je dit niet zelf aanpast in de e-mailsjablonen).
Voorbeelden:
Gebruik het als extra reminder dat iemand sportkleding of makkelijk zittende kleding moet aandoen voor de tijd.
Gebruik het als melding wanneer een je Visus onderzoek uitvoert dat wanneer ze een (computer)bril dagen. ze deze meenemen naar de afspraak.
Deelnemers verzoeken om 5 minuten van tevoren aanwezig te zijn zodat je op tijd kunt starten.
d. Resource koppelen aan de beschikbaarheid
Bijv. een coach, tester, arts, ruimte of unit toevoegen
Het is mogelijk om resources toe te voegen in de planning. Hierdoor kan je bij het aanmaken van beschikbaarheid de betreffende resource aangeven.
Dit is ook praktisch voor de weergave van de planning, in de kalenderweergave kan je ook selecteren op resource zodat je de afspraken en beschikbaarheid per resource kan bekijken.
Je kan de aangemaakte en toegevoegde resource aan een beschikbaarheid ook opnemen in de afspraak e-mails middels het toevoegen van {resource} in de tekst op de gewenste plek in de mail. Bijvoorbeeld als je wil aangeven in welke ruimte de afspraak plaatsvind of wie de coach/tester is die dag.
e. Dynamisch plannen
(beschikbaarheden automatisch vrijgeven)
Aankruisvakje met "Verberg deze beschikbaarheid tot dat: Afspraaktype minder dan [...] beschikbare plekken over heeft
Zorg dat een beschikbaarheid verborgen blijft totdat een afspraaktype bijna vol zit.
Met dynamisch plannen kun je beschikbaarheden – zoals dagen, dagdelen of specifieke tijdsloten – verbergen en vervolgens automatisch vrijgeven op basis van hoeveel plekken er nog beschikbaar zijn binnen het afspraaktype.
Dit voorkomt gaten in de planning en zorgt voor een zo efficiënt mogelijke bezetting.
Hoe werkt dynamisch plannen?
Bij het toevoegen van beschikbaarheid kun je het vakje aanvinken:
"Verberg deze beschikbaarheid totdat het afspraaktype minder dan [X] beschikbare plekken over heeft."
Dat betekent:
De betreffende beschikbaarheid is verborgen totdat het aantal vrije plekken onder een bepaalde waarde komt.
Pas zodra het totaal minder is dan de ingestelde grens, wordt de beschikbaarheid automatisch zichtbaar voor medewerkers.
Praktijkvoorbeeld: dagen automatisch vrijgeven
Stel: je wilt dat medewerkers eerst maandag t/m woensdag vol boeken.
Daarna mogen donderdag en vrijdag beschikbaar komen.
Dan stel je bij donderdag en vrijdag in:
Verberg deze beschikbaarheid totdat het afspraaktype minder dan 2 plekken over heeft.
Hoe Qiek dit verwerkt:
Maandag t/m woensdag staan open
Zodra het afspraaktype nog 1 vrije plek heeft → wordt donderdag zichtbaar
Zodra donderdag ook nog 1 vrije plek over heeft → wordt vrijdag zichtbaar
Qiek geeft de beschikbaarheden chronologisch vrij, zodat medewerkers automatisch de eerste dagen vullen voordat later geplande dagen geopend worden.
Waarom is dit handig?
Zonder dynamisch plannen kiezen medewerkers vaak willekeurige dagen en tijden.
Dit resulteert in:
inefficiënte planning
wachttijden voor testers
lagere productiviteit
minder afspraken per dag
Met dynamisch plannen:
worden de vroegste dagen eerst gevuld,
heb je geen lege gaten in je planning,
benut je elk uur optimaal → hogere omzet.
Providers die per afspraak betaald krijgen profiteren hier direct van.
Veel gemaakte fout: “minder dan X beschikbare plekken”
“Minder dan X” betekent dat de nieuwe beschikbaarheid pas zichtbaar wordt zodra het aantal vrije plekken lager is dan X.
Voorbeeld: je vult 10 in.
Bij 10 vrije plekken → nog niet zichtbaar
Bij 9 of minder vrije plekken → wél zichtbaar
Beschikbaarheid aanpassen
Open het afspraaktype
Klik in de kalender op de beschikbaarheid die je wil aanpassen (of verwijderden)
Pop-up Beschikbaarheid aanpassen verschijnt. Pas hier de opties/gegevens aan naar wens of voeg bijv. een resource toe.
Klik Opslaan
Voor verwijderen klik je rechtsboven op het meer opties menu (...) en kies "Verwijderen".
Veel voorkomende fouten bij beschikbare tijden instellen
1. Eindtijd sluit niet goed aan op de duur van het afspraaktype
Dit probleem komt vaak voor:
Providers willen bijvoorbeeld 4 afspraken van 40 minuten inplannen:
40 min × 4 = 160 min → 2 uur en 40 min
Maar ze zetten de beschikbaarheid op:
09:00 t/m 11:30 → dit is maar 2 uur en 30 min = 150 min
→ Er passen dus maar 3 afspraken, niet 4.
Qiek toont dan automatisch:
09:00
09:40
10:20
Maar de 11:00-afspraak ontbreekt, omdat er simpelweg geen tijd meer over is.
Dit leidt vaak tot supportvragen zoals:
"Waarom zie ik slechts 3 tijdslots/beschikbaarheden?"
"Waar is mijn laatste tijdslot/afspraakmogelijkheid gebleven?"
Oplossing:
Reken altijd duur × aantal afspraken uit.
In dit voorbeeld: 40 x 4 = 2 uur en 40 min
09:00 + 2:40 = 11:40 → dus beschikbaarheid moet worden ingesteld als:
09:00–11:40
in plaats van
09:00–11:30
2. In treintje-planningen sluit eindtijd niet aan op het interval
Bij intervalplanning (bijv. elke 25 minuten starten, terwijl een afspraak 50 minuten duurt) moeten de eindtijden van beide lijnen exact aansluiten op de laatste mogelijke starttijd + de volledige afspraakduur.
Als één van de eindtijden te strak is ingesteld, worden niet alle tijdslots aangemaakt.
Providers gebruiken vaak dezelfde eindtijd (of foute eindtijden) voor beide lijnen, terwijl ze wél dezelfde hoeveelheid afspraken verwachten (bijv. 4 per persoon) - en dát gaat mis!
Voorbeeld:
Afspraakduur: 50 minuten
Startinterval: 25 minuten
Capaciteit: 2 testers/coaches (je maakt dus twee lijnen in de beschikbaarheid)
Aantal afspraken: 4 per persoon (8 afspraken in totaal)
De gewenste starttijden zouden zijn:
09:00 – 09:25 – 09:50 – 10:15 – 10:40 – 11:05 – 11:30 – 11:55 (8 start momenten)
Je maakt twee "lijnen" hiervoor aan in de beschikbaarheid:
Lijn 1 (Tester A): 09:00 t/m 12:45
Lijn 2 (Tester B): 09:25 t/m 12:20
Maar:
Voor lijn 1: Een afspraak die om 11:30 start, eindigt op 12:20
De 4e afspraak voor lijn 1 past in de beschikbaarheid maar zou eigenlijk als eindtijd 12:20 moeten hebben i.p.v. 12:45.
Voor lijn 2: Een afspraak die om 11:55 start, eindigt op 12:45
De 4e afspraak voor lijn 2 past niet in de beschikbaarheid, de eindtijd zou hier 12:45 moeten zijn i.p.v. 12:20.
Deze 4e afspraak past dus niet:
--> Daarom toont Qiek 11:55 niet als mogelijk startmoment.
--> Daarom toont Qiek 7 afspraakmogelijkheden/tijdslots.
--> Providers denken dan vaak dat Qiek tijdslots overslaat/ niet toont, maar in werkelijkheid is de eindtijd van de beschikbare tijden niet juist.
Oplossing
Je moet voor beide lijnen de eindtijd instellen op minimaal:
Laatste gewenste starttijd + volledige duur van de afspraak
Lijn 1 (Tester A): 09:00 t/m 12:20
Lijn 2 (Tester B): 09:25 t/m 12:45
