Voordat je start heb je:
Organisatie toegevoegd
Medewerkers toegevoegd of importbestand bij de hand
Indien je wil werken met een “generieke link” (zonder import/vooraf medewerkers toevoegen) verwijs ik graag naar het laatste hoofdstuk in deze use case.
Weet je welke vragenlijstmodulen je wil inzetten en welke meetwaarden (fysieke metingen) je wil invoeren.
Optioneel: Reeds bepaald welke onderzoeksgroepen aanvullende modulen/meetwaarden krijgen. Bijv. afdeling Productie krijgt aanvullende audiometrie en beeldscherm functies een beeldscherm onderzoek (visus). Voor een overzicht van alle opties verwijs ik graag naar dit artikel.
Heb je het tijdspad met de klant afgesproken of heb je ten minste afgesproken waar en wanneer de fysieke onderzoeken plaats moeten vinden voor het inrichten van de planning (onderaan deze use case hebben wij onze aanbevolen tijdspad vermeld).
Heb je de tenminste de volgende mailteksten voorbereid of je hebt reeds e-mail-sjablonen aangemaakt voor:
Vragenlijst scan uitnodiging
Stappenplan:
1. Op de “Organisaties” pagina klik je op de organisatie waar je het PMO/healthcheck wil inrichten of maak een nieuwe organisatie aan.
2. Navigeer naar menu-item “Scans” en klik aan de rechterkant op de knop [Nieuwe scan] en kies de optie “Lichamelijk onderzoek”.
3. Geef het lichamelijk onderzoek een titel. Let op deelnemers zien de scantitel ook! En klik vervolgens op [Opslaan].
Inhoud
1. Op de pagina “Inhoud” klik je rechtsboven op de knop [INHOUD TOEVOEGEN].
2. Selecteer de gewenste meetwaarden voor het fysieke onderzoek (1). Indien je “Quick Scans” hebt aangemaakt dan kan je onder het kopje “Overig” de gewenste quick scan toevoegen (2).
3. Optioneel: Voeg voorwaardelijke logica toe aan meetwaarden. Dat doe je door te klikken op de 3 bolletjes achter de betreffende meetwaarde. Bijv. bij de meetwaarde “Gehoorverlies” stel je in dat deze alleen getoond moet worden bij de afdeling Werkplaats.
4. Zodra je alle inhoud hebt toegevoegd klik je rechtsboven in de pop-up op de knop [OPSLAAN]. De pop-up sluit en je nu op een gevulde “Inhoud” pagina. Je kan altijd de inhoud weer wijzigen of logica toevoegen/aanpassen door rechtsboven te klikken op [Inhoud aanpassen].
LET OP: verwijder nooit inhoud zodra er reeds data is toegevoegd (metingen reeds hebben plaatsgevonden). De reeds vergaarde data wordt dan verwijderd van de betreffende meetwaarde welke je hebt verwijderd.
Instellingen pagina lichamelijk onderzoek scan
1. Navigeer naar de “Instellingen” pagina in de scan menu-balk.
2. In dit stappenplan gebruiken wij de functie “Deelname inventariseren” niet. Laat dit schuifje dan ook uit staan.
3. Zet het schuifje bij ‘Planning’ op “aan”
Planning pagina
1. Navigeer naar de “Planning” pagina door op de klop [naar planning] te klikken in de lichamelijk onderzoek scan instellingen of klik op “planning” in de scan menubalk.
2. Maak 1 of meerdere afspraaktypes aan door te klikken op de 3 bolletjes en te kiezen voor “Nieuw afspraaktype”.
3. Na het klikken op “Nieuw afspraaktype” opent een pop-up. Hier kan je de gewenste planning inrichten.
Stel een Afspraak titel in. Let op: deelnemers zien deze ook. Wij raden dan ook aan om het een herkenbare, beschrijvende en aantrekkelijke titel te geven. Indien meerdere locaties toegevoegd worden bijv. Healthcheck Almelo
Geef aan wat Afspraak locatie is. Bijv. Twentepoort Oost 34, Almelo, vergaderruimte 1.
Geef aan wat de totale Tijdsduur is van de afspraak. Let op: dit wordt gecommuniceerd in de planning gerelateerde mailings. Werk je in een “treintje”, bijv. 30 minuten bij een “tester” en vervolgens 30 minuten bij iemand die het gesprek over de resultaten voert. Dan stel je alsnog 60 minuten in.
Bij Tot hoeveel uur van te voren planbaar? stel je in tot wanneer iemand nog een afspraak kan inplannen. Bijv. tot 1 uur van te voren betekent dat iemand tot 8.59 nog een afspraak voor 10.00 kan inplannen. Om bijv. 9.01 is de afspraak van 10.00 niet beschikbaar om in te plannen.
Bij Tot hoeveel uur van te voren annuleerbaar? stel je tot wanneer iemand nog een afspraak kan annuleren. Bijv. tot 24 uur van te voren betekent dat iemand zijn afspraak tot 8.59 nog kan annuleren voor de geplande afspraak om 9.00 de volgende dag. Om bijv. 9.01 is de geplande afspraak van 09.00 de volgende dag niet meer te annuleren door de betreffende persoon.
Onder Beschikbaarheid stel je de gewenste dagen in waarop je de fysieke onderzoeken wil uitvoeren door bijv. in MAAND weergave 1 of meerdere dagen te selecteren. Na het selecteren opent een nieuwe pop-up “Beschikbaarheid toevoegen”.
Onder Datum staat je geselecteerde datum of data, deze kan je wijzigen.
Onder Beschikbare tijden selecteer je de perioden waarin mensen een afspraak kunnen inplannen. Houdt er rekening mee dat het de begin en eindtijd van de afspraak betreft. Stel je wil 4 afspraakmogelijkheden aanbieden van 60 minuten per afspraak. Dan stel hier bijv. in: van 08.00 t/m 12.00.
Indien je pauzes wil inplannen, houdt hier dan rekening mee met het aanmaken van beschikbare tijden.
Met het (+) tekentje achter een “van t/m” regel kan je meerdere beschikbare tijden instellen. Standaard zie je twee regels.
Klik op [Opslaan] om de beschikbaarheid toe te voegen aan de Afspraaktype.
Voeg eventueel nog meer dagen/perioden toe aan de Afspraaktype en klik rechtsboven op [Opslaan] als je klaar bent met het inrichten van de gewenste planning.
TER INFO: Je kan altijd de planning, afspraaktypes, beschikbaarheden of instellingen wijzigen.
Vragenlijst scan aanmaken
1. Navigeer naar menu-item “Scans” en klik aan de rechterkant op de knop [Nieuwe scan] en kies de optie “Vragenlijst”.
2. Geef de vragenlijst een herkenbare titel. Let op deelnemers zien de scantitel ook! Klik vervolgens op [Opslaan].
Inhoud
1. Op de pagina “Inhoud” klik je rechtsboven op de knop [Inhoud toevoegen].
2. Selecteer de gewenste vragenlijst module(s) voor het vragenlijst onderzoek (1). Indien je “Quick Scans” hebt aangemaakt dan kan je onder het kopje “Overig” de gewenste quick scan toevoegen (2).
Optioneel: Het is mogelijk om eigen vragen toe te voegen aan de vragenlijst. Dit doe je door op “Extra vragen” te klikken en daar een keuze te maken uit de vraag opties (meerkeuze, open vraag, etc.).
Optioneel: Voeg voorwaardelijke logica toe aan vragenlijst modules of extra vragen. Dat doe je door te klikken op de 3 bolletjes achter de betreffende module (1). Een praktisch voorbeeld: Stel bij de module overgangsklachten in dat deze alleen getoond wordt aan vrouwen ouder dan 40 jaar zodat mannen en vrouwen jonger dan 40 deze module niet zien.
3. Zodra je alle inhoud hebt toegevoegd klik je rechtsboven in de pop-up op de knop [Opslaan]. De pop-up sluit en je komt nu op een gevulde “Inhoud” pagina. Je kan altijd de inhoud weer wijzigen of logica toevoegen/aanpassen door rechtsboven te klikken op [Inhoud aanpassen]
LET OP: verwijder nooit inhoud zodra er reeds data is toegevoegd (er reeds vragenlijsten zijn ingevuld). De reeds vergaarde data wordt dan verwijderd van de betreffende vragenlijstmodule welke je hebt verwijderd.
Instellingen pagina vragenlijst scan
1. Navigeer naar de “Instellingen” pagina in de scan menu-balk.
2. Klik op “Uitnodiging bewerken” achter “Via een e-mailuitnodiging”.
Type onder E-mail onderwerp de gewenste tekst voor de eerste uitnodiging.
Type onder “E-mail bericht” de tekst voor de uitnodiging om een vragenlijst in te vullen. Of selecteer een E-mail template rechtsboven indien je deze reeds hebt aangemaakt en pas deze naar wens aan voor dit project.
De knop “Vragenlijst invullen” ({vragenlijst_url}*) is een verplichte variabele in deze e-mail. Zonder kan je de mail niet opslaan.
Klik linksonder in de pop-up op de knop [Opslaan].
3. Bij “Automatische herinneringen” zet je het schuifje “aan”. Klik vervolgens op ‘Herinnering bewerken’ om eventueel de tekst van deze herinnering te laten afwijken van de eerder ingestelde vragenlijst e-mailuitnodiging tekst. Wij raden aan om het aantal dagen om de herinnering automatisch te versturen na het versturen van de eerste uitnodiging in te stellen op 7 dagen. Dit is natuurlijk afhankelijk van het afgestemde tijdspad met je klant.
Let op: zorg dat het schuifje op “aan” staat bij deze eerste herinnering.
4. Doe vervolgens hetzelfde voor de tweede en derde herinnering en stel het aantal dagen af op het afgestemde tijdspad met jouw klant.
Vragenlijst scan koppelen aan lichamelijk onderzoek scan
1. Helemaal onderaan de vragenlijst scan instellingen pagina zie je “Koppelen aan lichamelijk onderzoek scan” staan. Deze optie zet je “aan” middels het schuifje.
2. Klik op “Selecteer scan” achter “Gekoppelde lichamelijk onderzoek scan”. Selecteer vervolgens de lichamelijk onderzoek scan welke je zojuist hebt aangemaakt.
3. Als laatste stap hier, zet je het schuifje “aan” achter “Afspraak uitnodiging aan scan inhoud toevoegen”. Door deze instelling zorg je ervoor dat medewerkers in de vragenlijst een afspraak kunnen plannen voor het gekoppelde lichamelijk onderzoek.
De afrondende instellingen om te zorgen dat alles soepel en automatisch verloopt
Button naar "afspraak inplannen" toevoegen:
Klik bij de “Bedankmail” op “bedankmail bewerken”. Voeg aan deze e-mail een zin toe waarin je verwijst naar een button waarmee men een afspraak kan inplannen voor het lichamelijk onderzoek. Denk aan een zin als: “Heb je de vragenlijst afgerond, maar nog geen afspraak ingepland voor het fysieke onderzoek? Geen zorgen! Je kunt je nog steeds eenvoudig aanmelden en zelf een afspraak plannen wanneer het jou het beste uitkomt. Klik op de onderstaande knop om direct je healthcheck in te plannen.”.
Button om een afspraak te plannen toevoegen: Klik op de plek in de e-mail/tekst waar je de button wil toevoegen. Vervolgens klik je aan de rechterkant onder ‘Invoegen’ op ‘Knoppen’. Na het klikken zie je de optie ‘Afspraak plannen’. Klik hierop om deze aan de e-mail toe te voegen.
Tip: Een “afspraak uitnodiging” verzenden toevoegen aan het PMO project voor maximale deelname aan het fysieke onderzoek
1. Navigeer naar de “lichamelijk onderzoek scan” instellingen.
2. Klik op “E-mail bewerken” achter “Afspraak uitnodiging”.
Type onder E-mail onderwerp de gewenste tekst voor de uitnodiging.
Type onder “E-mail bericht” de tekst voor de uitnodiging om een afspraak in te plannen voor het PMO (of healthcheck/PAGO/gezondheidscheck/etc.).
Of selecteer een E-mail template rechtsboven indien je deze reeds hebt aangemaakt en pas deze naar wens aan voor dit project.
De knop “Afspraak plannen” ({afspraak_url}*) is een verplichte variabele in deze e-mail. Zonder kan je de mail niet opslaan.
Klik linksonder in de pop-up op de knop [Opslaan].
Deze extra afspraak mogelijkheid kan deelname verhogend werken!
3. Navigeer naar de “planning” pagina, klik op de button rechtsboven [Stuur uitnodiging].
4. In het veld “naar” selecteer je onder de categorie "scan deelnemers" de aangemaakte vragenlijst scan (de scan titel wordt getoond). Deze afspraak uitnodiging wordt vervolgens alleen verzonden naar vragenlijstdeelnemers die nog geen afspraak hebben ingepland.
5. Onder “verzending” selecteer je “Kies datum en tijdstip”. Je kan nu de gewenste datum en tijd instellen waarop je deze uitnodiging wil verzenden. Het juiste moment kan je afstemmen op basis van je besproken tijdspad met je klant. Wij raden aan om dit uiterlijk 7 dagen voordat de eerste afspraakmogelijkheid (beschikbaarheid) in de planning is.
De vragenlijst verzenden (of inplannen) / project uitvoering starten
1 Navigeer naar de “reacties verzamelen pagina” pagina in de scan menu-balk in de vragenlijst scan.
2. Klik rechtsboven op de knop [Toevoegen], vervolgens kies je voor de optie “Selecteer groepen en/of medewerkers”. In het selectieveld dat opent kies je in deze usecase voor de optie “Hele organisatie”. Klik nu op [Opslaan].
3. Je keer terug naar de “reacties verzamelen” pagina, hier zie je dat de scan doelgroep gevuld is met alle medewerkers die toegevoegd zijn aan de organisatie.
4. Klik nu rechtsboven op de knop [Vragenlijst versturen]. Deze knop wordt pas getoond zodra er deelnemers zijn toegevoegd aan de scan doelgroep.
5. Bij ‘Naar’ selecteer je in deze use case “Hele scan doelgroep”. Je hebt met deze ‘Naar’ optie ook de mogelijkheid om op basis van andere eigenschappen personen de vragenlijst uitnodiging te versturen. Bijv. als eerst 1 locatie of onderzoeksgroep uitgenodigd moet worden.
6. Onder ‘Verzending’ selecteer je of ‘Direct verzenden’ of ‘Kies datum en tijdstip’.
Met Direct verzenden ontvangt in deze use case direct de hele organisatie (alle personen die geïmporteerd danwel toegevoegd zijn aan de scan doelgroep) de vragenlijst uitnodiging.
Met de optie ‘Kies datum en tijdstip’ kan je deze e-mail inplannen op het gewenste moment dat je afgestemd hebt met je klant.
7. Controleer als laatste nogmaals de e-mail en klik als je zeker bent van je zaak op de button rechtsonder [Verstuur].
Voila, je project loopt!
Aanbevolen tijdspad voor deze use case
32 dagen voorafgaand aan de eerste mogelijkheid in de planning verzend je de vragenlijst uitnodiging.
25 dagen voor de eerste mogelijkheid wordt de eerste vragenlijst herinnering verzonden (Automatische herinnering instellen op 7 dagen). Personen welke reeds volledig hebben deelgenomen ontvangen deze niet.
18 dagen voor de eerste mogelijkheid wordt de tweede vragenlijst herinnering verzonden (Automatische herinnering instellen op 14 dagen)
11 dagen voor de eerste mogelijkheid wordt de derde vragenlijst herinnering verzonden (Automatische herinnering instellen op 21 dagen)
Optioneel: 7 dagen voorafgaand aan de eerste mogelijkheid in de planning plan je de “afspraak uitnodiging” (zie "Tip: Een “afspraak uitnodiging” verzenden...).
1 dag voorafgaand aan de individueel geplande afspraak ontvangt deze persoon automatisch een herinnering voor de gemaakte afspraak.
Het lichamelijk onderzoek wordt uitgevoerd.
Generieke link gebruiken i.p.v. de vragenlijst uitnodiging verzenden
Je kan de stappen betreft de "vragenlijst scan uitnodiging email" bewerken overslaan. De vragenlijst uitnodiging zal namelijk niet gebruikt worden indien je gebruikt maakt van de generieke link.
Navigeer naar de vragenlijst scan “Instellingen” pagina en zet het schuifje achter “Via een generieke uitnodigingslink” op “aan”.
Vervolgens zie je de link getoond worden. Je kan deze link nu ook vinden op de “Reacties verzamelen” pagina. Klik op deze pagina op de “link” knop, rechts naast de knop [Toevoegen]. Als je met je muis erop gaat staan zie je “Generieke uitnodigingslink” getoond worden. Na het klikken op deze knop kan je de link van de betreffende vragenlijst scan kopiëren en delen.
Generieke link delen:
De generieke link kan je dus op elke gewenste andere plek buiten Qiek gebruiken of gebruiken voor het maken van een QR-code naar de vragenlijst. Deel de link bijvoorbeeld via je eigen mail, via jouw klant of achter een button op een website of intranet. Iedereen die zich aanmeld wordt vervolgens toegevoegd aan de scan (scan doelgroep bij “reacties verzamelen”).
LET OP: de automatische herinneringen gaan ALLEEN naar de medewerkers welke nog niet volledig hebben deelgenomen (scan niet op 100%). Wil je medewerkers herinneren dan moet je dat dus zelf regelen en zorgen dat de generieke link vaker onder de aandacht wordt gebracht!