Voordat je start heb je:
Organisatie toegevoegd
Medewerkers toegevoegd of importbestand bij de hand
Indien je wil werken met een “generieke link” (zonder import/vooraf medewerkers toevoegen) verwijs ik graag naar het laatste hoofdstuk in deze use case. Daar kan je vinden hoe de generieke link zich verhoud tot de onderstaand beschreven use case (stappenplan).
Weet je welke vragenlijstmodulen je wil inzetten en welke meetwaarden (fysieke metingen) je wil invoeren.
Optioneel: Reeds bepaald welke onderzoeksgroepen aanvullende modulen/meetwaarden krijgen. Bijv. afdeling Productie krijgt aanvullende audiometrie en beeldscherm functies een beeldscherm onderzoek (visus). Voor een overzicht van alle opties verwijs ik graag naar dit artikel.
Heb je het tijdspad met de klant afgesproken of heb je ten minste afgesproken waar en wanneer de fysieke onderzoeken plaats moeten vinden voor het inrichten van de planning (onderaan deze use case hebben wij onze aanbevolen tijdspad vermeld).
Heb je de tenminste de volgende mailteksten voorbereid of je hebt reeds e-mail-sjablonen aangemaakt voor:
Afspraak uitnodiging
Vragenlijst scan uitnodiging
Stappenplan:
1. Op de “Organisaties” pagina klik je op de organisatie waar je het PMO/healthcheck wil inrichten of maak een nieuwe organisatie aan.
2. Navigeer naar menu-item “Scans” en klik aan de rechterkant op de knop [Nieuwe scan] en kies de optie “Lichamelijk onderzoek”.
3. Geef het lichamelijk onderzoek een titel. Let op deelnemers zien de scantitel ook! En klik vervolgens op [Opslaan].
Inhoud
1. Op de pagina “Inhoud” klik je rechtsboven op de knop [INHOUD TOEVOEGEN].
2. Selecteer de gewenste meetwaarden voor het fysieke onderzoek (1). Indien je “Quick Scans” hebt aangemaakt dan kan je onder het kopje “Overig” de gewenste quick scan toevoegen (2).
3. Optioneel: Voeg voorwaardelijke logica toe aan meetwaarden. Dat doe je door te klikken op de 3 bolletjes achter de betreffende meetwaarde. Bijv. bij de meetwaarde “Gehoorverlies” stel je in dat deze alleen getoond moet worden bij de afdeling Werkplaats.
4. Zodra je alle inhoud hebt toegevoegd klik je rechtsboven in de pop-up op de knop [OPSLAAN]. De pop-up sluit en je nu op een gevulde “Inhoud” pagina. Je kan altijd de inhoud weer wijzigen of logica toevoegen/aanpassen door rechtsboven te klikken op [Inhoud aanpassen].
LET OP: verwijder nooit inhoud zodra er reeds data is toegevoegd (metingen reeds hebben plaatsgevonden). De reeds vergaarde data wordt dan verwijderd van de betreffende meetwaarde welke je hebt verwijderd.
Instellingen pagina lichamelijk onderzoek scan
1. Navigeer naar de “Instellingen” pagina in de scan menu-balk.
2. In dit stappenplan gebruiken wij de functie “Deelname inventariseren” niet. Laat dit schuifje dan ook uit staan.
3. Zet het schuifje bij ‘Planning’ op “aan”
4. Klik op “E-mail bewerken” achter “Afspraak uitnodiging”.
Type onder E-mail onderwerp de gewenste tekst voor de eerste uitnodiging.
Type onder “E-mail bericht” de tekst voor de uitnodiging om een afspraak in te plannen voor het PMO (of healthcheck/PAGO/gezondheidscheck/etc.).
Of selecteer een E-mail template rechtsboven indien je deze reeds hebt aangemaakt en pas deze naar wens aan voor dit project.
De knop “Afspraak plannen” ({afspraak_url}*) is een verplichte variabele in deze e-mail. Zonder kan je de mail niet opslaan.
Klik linksonder in de pop-up op de knop [Opslaan].
5. Bij “Eerste herinnering” t/m “Derde herinnering” zet je de schuifjes “aan”. Klik vervolgens op ‘Herinnering bewerken’ om eventueel de teksten van deze herinneringen te laten afwijken van de eerder ingestelde afspraak uitnodiging e-mailuitnodiging tekst. Wij raden aan om het aantal dagen om de herinnering automatisch te versturen na het versturen van de eerste uitnodiging in te stellen op het aantal dagen dat past bij je afgestemde tijdspad met je klant.
Let op: zorg dat het schuifje op “aan” staat bij de herinneringen.
Optioneel: Bewerk vervolgens de overige Planning gerelateerde mails indien je wil afwijken van de standaard teksten van Qiek.
Helemaal onderaan de instellingen pagina zie je “Koppelen aan vragenlijst-scan” staan. Dit gaan we later in dit proces aanzetten en instellen.
Planning pagina
1. Navigeer naar de “Planning” pagina door op de klop [naar planning] te klikken in de lichamelijk onderzoek scan instellingen of klik op “planning” in de scan menubalk.
2. Maak 1 of meerdere afspraaktypes aan door te klikken op de 3 bolletjes en te kiezen voor “Nieuw afspraaktype”.
3. Na het klikken op “Nieuw afspraaktype” opent een pop-up. Hier kan je de gewenste planning inrichten.
Stel een Afspraak titel in. Let op: deelnemers zien deze ook. Wij raden dan ook aan om het een herkenbare, beschrijvende en aantrekkelijke titel te geven. Indien meerdere locaties toegevoegd worden bijv. Healthcheck Almelo
Geef aan wat Afspraak locatie is. Bijv. Twentepoort Oost 34, Almelo, vergaderruimte 1.
Geef aan wat de totale Tijdsduur is van de afspraak. Let op: dit wordt gecommuniceerd in de planning gerelateerde mailings. Werk je in een “treintje”, bijv. 30 minuten bij een “tester” en vervolgens 30 minuten bij iemand die het gesprek over de resultaten voert. Dan stel je alsnog 60 minuten in.
Bij Tot hoeveel uur van te voren planbaar? stel je in tot wanneer iemand nog een afspraak kan inplannen. Bijv. tot 1 uur van te voren betekent dat iemand tot 8.59 nog een afspraak voor 10.00 kan inplannen. Om bijv. 9.01 is de afspraak van 10.00 niet beschikbaar om in te plannen.
Bij Tot hoeveel uur van te voren annuleerbaar? stel je tot wanneer iemand nog een afspraak kan annuleren. Bijv. tot 24 uur van te voren betekent dat iemand zijn afspraak tot 8.59 nog kan annuleren voor de geplande afspraak om 9.00 de volgende dag. Om bijv. 9.01 is de geplande afspraak van 09.00 de volgende dag niet meer te annuleren door de betreffende persoon.
Onder Beschikbaarheid stel je de gewenste dagen in waarop je de fysieke onderzoeken wil uitvoeren door bijv. in MAAND weergave 1 of meerdere dagen te selecteren. Na het selecteren opent een nieuwe pop-up “Beschikbaarheid toevoegen”.
Onder Datum staat je geselecteerde datum of data, deze kan je wijzigen.
Onder Beschikbare tijden selecteer je de perioden waarin mensen een afspraak kunnen inplannen. Houdt er rekening mee dat het de begin en eindtijd van de afspraak betreft. Stel je wil 4 afspraakmogelijkheden aanbieden van 60 minuten per afspraak. Dan stel hier bijv. in: van 08.00 t/m 12.00.
Indien je pauzes wil inplannen, houdt hier dan rekening mee met het aanmaken van beschikbare tijden.
Met het (+) tekentje achter een “van t/m” regel kan je meerdere beschikbare tijden instellen. Standaard zie je twee regels.
Klik op [Opslaan] om de beschikbaarheid toe te voegen aan de Afspraaktype.
Voeg eventueel nog meer dagen/perioden toe aan de Afspraaktype en klik rechtsboven op [Opslaan] als je klaar bent met het inrichten van de gewenste planning.
TER INFO: Je kan altijd de planning, afspraaktypes, beschikbaarheden of instellingen wijzigen.
Vragenlijst scan aanmaken
1. Navigeer naar menu-item “Scans” en klik aan de rechterkant op de knop [Nieuwe scan] en kies de optie “Vragenlijst”.
2. Geef de vragenlijst een herkenbare titel. Let op deelnemers zien de scantitel ook! Klik vervolgens op [Opslaan].
Inhoud
1. Op de pagina “Inhoud” klik je rechtsboven op de knop [Inhoud toevoegen].
2. Selecteer de gewenste vragenlijst module(s) voor het vragenlijst onderzoek (1). Indien je “Quick Scans” hebt aangemaakt dan kan je onder het kopje “Overig” de gewenste quick scan toevoegen (2).
Optioneel: Het is mogelijk om eigen vragen toe te voegen aan de vragenlijst. Dit doe je door op “Extra vragen” te klikken en daar een keuze te maken uit de vraag opties (meerkeuze, open vraag, etc.).
Optioneel: Voeg voorwaardelijke logica toe aan vragenlijst modules of extra vragen. Dat doe je door te klikken op de 3 bolletjes achter de betreffende module (1). Een praktisch voorbeeld: Stel bij de module overgangsklachten in dat deze alleen getoond wordt aan vrouwen ouder dan 40 jaar zodat mannen en vrouwen jonger dan 40 deze module niet zien.
3. Zodra je alle inhoud hebt toegevoegd klik je rechtsboven in de pop-up op de knop [Opslaan]. De pop-up sluit en je komt nu op een gevulde “Inhoud” pagina. Je kan altijd de inhoud weer wijzigen of logica toevoegen/aanpassen door rechtsboven te klikken op [Inhoud aanpassen]
LET OP: verwijder nooit inhoud zodra er reeds data is toegevoegd (er reeds vragenlijsten zijn ingevuld). De reeds vergaarde data wordt dan verwijderd van de betreffende vragenlijstmodule welke je hebt verwijderd.
Instellingen pagina vragenlijst scan
1. Navigeer naar de “Instellingen” pagina in de scan menu-balk.
2. Klik op “Uitnodiging bewerken” achter “Via een e-mailuitnodiging”.
Type onder E-mail onderwerp de gewenste tekst voor de eerste uitnodiging.
Type onder “E-mail bericht” de tekst voor de uitnodiging om een vragenlijst in te vullen. Of selecteer een E-mail template rechtsboven indien je deze reeds hebt aangemaakt en pas deze naar wens aan voor dit project.
De knop “Vragenlijst invullen” ({vragenlijst_url}*) is een verplichte variabele in deze e-mail. Zonder kan je de mail niet opslaan.
Klik linksonder in de pop-up op de knop [Opslaan].
3. Bij “Automatische herinneringen” zet je het schuifje “aan”. Klik vervolgens op ‘Herinnering bewerken’ om eventueel de tekst van deze herinnering te laten afwijken van de eerder ingestelde vragenlijst e-mailuitnodiging tekst. Wij raden aan om het aantal dagen om de herinnering automatisch te versturen na het versturen van de eerste uitnodiging in te stellen op 7 dagen. Dit is natuurlijk afhankelijk van het afgestemde tijdspad met je klant.
Let op: zorg dat het schuifje op “aan” staat bij deze eerste herinnering.
Optioneel: Bewerk vervolgens de overige vragenlijst gerelateerde mails indien je wil afwijken van de standaard teksten van Qiek of de andere Automatische herinneringen van een andere tekst wil voorzien dan de eerder aangemaakte e-mailuitnodiging of bovenstaand ingestelde automatische herinnering.
Helemaal onderaan de instellingen pagina zie je “Koppelen aan lichamelijk onderzoek scan” staan. Dit gaan we later in dit proces aanzetten en instellen.
De afrondende instellingen om te zorgen dat alles soepel en automatisch verloopt
Button naar de vragenlijst toevoegen:
1. Navigeer naar de lichamelijk onderzoek scan instellingen.
Onder het onderdeel ‘planning’ klik je op ‘E-mail bewerken’ achter “Afspraak herinnering”. Onder de afspraak details (titel, locatie, datum en tijd) voeg je een zin toe waarin je verwijst naar een button naar de vragenlijst welke je gaat toevoegen in de volgende stap (2). Denk aan een zin als: “Heb je de vragenlijst nog niet ingevuld, graag deze alsnog voorafgaand aan jouw afspraak invullen”.
2. Button naar de vragenlijst toevoegen: Klik op de plek in de e-mail/tekst waar je de button wil toevoegen. Vervolgens klik je aan de rechterkant onder ‘Invoegen’ op ‘Knoppen’. Na het klikken zie je de optie ‘Vragenlijst invullen’. Klik hierop om deze aan de e-mail toe te voegen.
3. Onderaan de pop-up stel je het aantal dagen in op 7 dagen voor afspraak. Klik volgens op de button [Opslaan]
Let op: zorg dat het schuifje op “aan” staat bij deze eerste herinnering.
4. Klik op "E-mail bewerken" achter “Tweede afspraak herinnering”. Herhaal de bovenstaande stappen (button toevoegen) waarbij je het aantal dagen instelt op 1 dag voor de afspraak.
Koppelen aan vragenlijst-scan - de vragenlijst automatisch verzenden nadat een afspraak wordt ingepland:
5. Scrol omlaag naar het onderdeel ‘Koppelen aan vragenlijst-scan’. Het schuifje zet je op “aan”. Vervolgens klik je op ‘selecteer scan’. Hier kies je voor de vragenlijst-scan die je wil koppelen.
6. Zet nu het schuifje "aan" achter ‘Personen automatisch aan gekoppelde vragenlijst-scan toevoegen zodra een afspraak wordt gemaakt voor dit lichamelijk onderzoek’.
7. Onder ‘Vragenlijst automatisch versturen’ kies je voor deze usercase voor de optie …. dagen voor afspraak. Wij hanteren in onze aanbevolen tijdspad voor deze usercase 21 dagen.
Project starten / afspraak uitnodiging verzenden (of inplannen)
1. Navigeer naar de “Planning” pagina in de scan menubalk.
2. Klik rechtsboven op de button [Nieuwe uitnodiging]
3. Bij ‘Naar’ selecteer je in deze usercase “Hele organisatie”. Je hebt met deze ‘Naar’ optie om ook op basis van andere eigenschappen personen de afspraak uitnodiging te versturen. Bijv. als eerst 1 locatie of onderzoeksgroep uitgenodigd moet worden.
4. Onder ‘Verzending’ selecteer je of ‘Direct verzenden’ of ‘Kies datum en tijdstip’.
Met Direct verzenden ontvangt in deze usercase direct de hele organisatie (alle personen die geïmporteerd danwel toegevoegd zijn aan de organisatie) de afspraak uitnodiging.
Met de optie ‘Kies datum en tijdstip’ kan je deze e-mail inplannen op het gewenste moment dat je afgestemd hebt met je klant.
In deze usercase hanteren wij een aanbevolen tijdspad van 32 dagen voorafgaand aan de eerste mogelijkheid in de planning.
5. Controleer als laatste nogmaals de e-mail en klik als je zeker bent van je zaak op de button rechtsonder [Verstuur].
Voila, je project loopt!
Tip: stuur nog twee keer een afspraak uitnodiging, bijv. na 7 dagen en nog een uitnodiging na 14 dagen zodat je response, kortom het aantal afspraken voor het onderzoek verhoogd. Dit kan je automatisch inplannen.
Aanbevolen tijdspad voor deze use case
32 dagen voorafgaand aan de eerste mogelijkheid in de planning verzend je de afspraak uitnodiging.
25 dagen voor de eerste mogelijkheid verstuur je een herinnering voor het maken van een afspraak (personen met reeds een afspraak ontvangen deze niet, ook al selecteer je ‘hele organisatie).
21 dagen voorafgaand aan de individueel geplande afspraak ontvangt deze persoon automatisch de vragenlijst.
18 dagen voor de eerste mogelijkheid verstuur je nogmaals een herinnering voor het maken van een afspraak.
14 dagen voorafgaand aan de individueel geplande afspraak ontvangt deze persoon automatisch een herinnering voor de vragenlijst (indien nog niet ingevuld).
7 dagen voorafgaand aan de individueel geplande afspraak ontvangt deze persoon automatisch een herinnering voor de gemaakte afspraak met de mogelijkheid om de vragenlijst in te vullen indien nog niet afgerond.
1 dag voorafgaand aan de individueel geplande afspraak ontvangt deze persoon automatisch een herinnering voor de gemaakte afspraak met de mogelijkheid om de vragenlijst in te vullen indien nog niet afgerond.
Het lichamelijk onderzoek wordt uitgevoerd.
Generieke link gebruiken i.p.v. de afspraak uitnodiging verzenden
Je kan de stappen betreft de "afspraak uitnodiging email" overslaan. De uitnodiging zal namelijk niet gebruikt worden indien je gebruikt maakt van de generieke link.
Navigeer naar de lichamelijk onderzoek scan “Instellingen” pagina. Daar zie je onder het kopje Planning de optie "Generieke uitnodigingslink" staan. De getoonde link kan je gebruiken (kopiëren en delen).
De generieke link kan je ook vinden op de "Planning" pagina in de betreffende scan. Het is dan de “link” knop die tussen de knoppen [Nieuwe uitnodiging] en [logboek] staat. Als je met je muis erop gaat staan zie “Generieke uitnodigingslink” getoond worden. Na het klikken op deze knop kan je de link van de betreffende planning kopiëren en delen.
Generieke link delen:
De generieke link kan je op elke gewenste andere plek buiten Qiek gebruiken of gebruiken voor het maken van een QR-code naar het maken van een afspraak. Deel de link bijvoorbeeld via je eigen mail, via jouw klant of achter een button op een website of intranet. Iedereen die een afspraak inpland wordt vervolgens ook toegevoegd aan de scan (scan doelgroep bij “meten”).