Binnen de planningstool kun je afspraken eenvoudig handmatig toevoegen, verplaatsen, annuleren of als no-show markeren. Daarnaast biedt de afspraakdetail-pop-up directe toegang tot meten, verplaatsen en aanvullende opties. In dit artikel lees je hoe dit allemaal werkt.
1. Handmatig een afspraak inplannen
Je kunt op elk beschikbaar tijdslot zelf een medewerker inboeken.
Zo werkt het:
Klik op een leeg tijdslot in de planning.
In de pop-up verschijnt het afspraaktype, locatie, eventueel extra informatie en het veld Selecteer een medewerker.
Kies een medewerker uit de lijst.
Let op: medewerkers die in het archief staan, verschijnen hier niet. Dit gaat vaak mis. Archiveer dus niet te vroeg.
Klik op [Plan afspraak].
Wat gebeurt er daarna?
De medewerker wordt ingepland en verschijnt direct in de kalender.
De afspraak wordt zichtbaar in de Meten-pagina, Agenda en het Logboek van de planning.
Indien e-mails zijn ingeschakeld, ontvangt de medewerker automatisch een afspraakbevestiging met kalenderbestand (ICS).
2. Handmatig een afspraak verplaatsen
Je kunt een afspraak op twee manieren verplaatsen: via de pop-up of door te slepen.
Optie A: Verplaatsen via de pop-up
Klik op een ingepland tijdslot om de afspraakdetail-pop-up te openen.
Klik rechts onderin op het meer opties-menu (… ).
Kies Afspraak verplaatsen.
Je ziet vervolgens de lijst met beschikbare afspraaktypes om naar over te plaatsen (bij meerdere locaties/afspraaktypes zie je deze zoals in onderstaand screenshot).
Kies het nieuwe afspraaktype → selecteer datum → kies tijdslot → klik Opslaan.
Optie B: Slepen binnen dezelfde afspraaktype
Je kunt een afspraak ook letterlijk verslepen binnen de zichtbare kalenderweergave.
Belangrijk:
Slepen werkt alleen binnen hetzelfde afspraaktype.
Sleep je buiten een geldig tijdslot, dan wordt de actie niet uitgevoerd.
Wat gebeurt er na verplaatsen?
De medewerker ontvangt automatisch de Afspraak verplaatst-e-mail (indien aan).
De wijziging wordt opgeslagen in de Provider logs met datum, tijd en wie de wijziging uitvoerde, (nog niet) in het Planning logboek.
Optie C: Aanvullend:
de medewerker kan zelf ook zijn afspraak verplaatsten als deze:
de afspraak annuleert
via de afspraak annulering e-mail klikt op "Nieuwe afspraak plannen"
3. Afspraak annuleren
Afspraken kunnen door zowel Provider-accounts als de medewerker zelf worden geannuleerd.
Handmatig annuleren door provider-gebruiker
Klik op een ingeplande afspraak.
Open het meer opties-menu (…).
Kies Afspraak annuleren.
Annuleren door de medewerker zelf
Medewerkers kunnen zelf annuleren wanneer je dit hebt toegevoegd in de Afspraak bevestiging- of herinnering e-mail.
In deze mails staat standaard: Ben je verhinderd? {annuleer_afspraak}.
De variabele {annuleer_afspraak} werkt als een link, er komt als tekst te staan:
Wat gebeurt er na het annuleren van een afspraak?
De afspraak wordt verwijderd uit de Planning en Agenda.
Het tijdslot wordt weer vrijgegeven
De annulering wordt vastgelegd in het logboek.
De medewerker krijgt (indien ingesteld) een Annulering bevestiging per e-mail.
In dezelfde mail staat standaard een link om opnieuw een afspraak te plannen.
Als Provider ontvang je de annulering ook per mail zodat je hier zicht op houdt en eventueel actie daarop kan nemen. De mail wordt verzonden naar je support e-mailadres.
4. Afspraak als No-show aanmerken
Wanneer een medewerker niet komt opdagen, kun je dit markeren.
Zo werkt het:
Klik op de geplande afspraak van de betreffende medewerker.
Open het meer opties-menu (…).
Kies No show.
Wat gebeurt er na het melden als No-show?
De status No show wordt direct weergegeven (zie screenshot voorbeelden).
De medewerker ontvangt (indien ingeschakeld) automatisch een “Afspraak gemist” e-mail.
Hierin staat een link om opnieuw een afspraak te maken.
De no-show wordt geregistreerd in het logboek, inclusief datum en tijd.
Je kunt de medewerker opnieuw inplannen - zelfs meerdere keren bij herhaalde no-shows.
5. Tijdslot blokkeren
Naast afspraken plannen en beheren kun je ook tijdsloten blokkeren. Een geblokkeerd tijdslot kan door niemand meer geboekt worden - niet door medewerkers, niet via automatische planning en niet via de generieke link. Dit biedt flexibiliteit in het organiseren van de planning.
Hoe werkt het blokkeren van een tijdslot?
Klik op een leeg tijdslot in de planning.
In de pop-up kies je in het meer opties-menu (… ) voor Tijdslot blokkeren.
Het tijdslot wordt direct gemarkeerd als geblokkeerd en is niet langer beschikbaar om te plannen.
Het blokkeren en deblokkeren van tijdsloten wordt automatisch vastgelegd in:
het Logboek van de planning
de Provider logs (inclusief welke gebruiker het tijdslot heeft geblokkeerd)
Waarom tijdsloten blokkeren?
Veelvoorkomende gebruikssituaties
1. Afspraken aaneengesloten houden
Providers blokkeren soms bewust het eerste of laatste tijdslot van de dag.
Zo voorkomen ze dat medewerkers verspreid over de dag boeken, waardoor je:
efficiënter werkt,
minder wachttijd hebt tussen afspraken,
een compacte planning behoudt.
Later kan het geblokkeerde tijdslot alsnog worden geopend wanneer de rest van de dag volloopt.
Tip: Dit kan overigens ook middels dynamisch plannen worden ingesteld, dan kan je het niet vergeten om te deblokkeren!
2. Voorkomen dat last-minute afspraken geboekt worden
Soms wil je niet dat medewerkers nog op het allerlaatste moment plannen, bijvoorbeeld omdat je reistijd hebt of materialen moet voorbereiden.
Door het eerste beschikbare tijdslot te blokkeren voorkom je onverwachte, last-minute boekingen.
3. Tijd creëren voor andere werkzaamheden
Providers blokkeren ook regelmatig een tijdslot om ruimte te maken voor bijvoorbeeld:
administratief werk
een geplande videocall
pauze of overlegmoment
Het tijdslot blijft dan zichtbaar in de planning, maar niemand kan hiervoor een afspraak boeken.
Tijdslot deblokkeren
Wil je het tijdslot later toch openen?
Klik op het geblokkeerde tijdslot.
Kies Deblokkeren in het meer opties-menu.
Het moment wordt direct weer boekbaar.
6. De afspraakdetail-pop-up uitgelegd
Wanneer je op een geplande afspraak klikt, zie je een overzicht met alle relevante informatie (zoals in de screenshots):
Informatie in de pop-up
Datum en tijdslot
Titel van het afspraaktype
Locatie van het afspraaktype
Extra afspraak informatie (bijv. ruimte, kledingadvies)
Resource (bijv. Coach Marieke)
Deelnemer (met link naar medewerkerprofiel)
Beschikbare acties
Meten → opent direct het meten-scherm voor het uitvoeren van het fysieke onderzoek bij deze medewerker
Afspraak verplaatsen
Afspraak annuleren
No show
De pop-up is hiermee het centrale punt voor het beheren van individuele afspraken.
7. Belangrijk om te weten & veelgemaakte fouten
1. Medewerker kan maar één afspraak binnen een planning hebben
Een medewerker kan binnen één planning niet meerdere afspraken hebben.
Oplossing:
Wil je mensen twee keer laten komen (bijv. meting 1 en later meting 2)?
-->Maak dan twee losstaande scans, elk met een eigen planning.
2. Medewerker staat niet in het selectieveld (kan de medewerker niet vinden)
Een medewerkers die je probeert handmatig te plannen kan je niet vinden in het selectieveld. De kans is groot dat deze nog niet is toegevoegd aan de organisatie óf de medewerker staat in het medewerkers archief.
Oplossing:
De-archiveer de medewerker (herstellen)
Voeg de medewerker handmatig toe aan de organisatie