Afspraakplanner
De afspraakplanner is de pagina waar medewerkers eenvoudig zelf een afspraak kunnen inplannen voor het lichamelijk onderzoek. De weergave is volledig dynamisch: medewerkers zien alleen de afspraaktypes, datums en tijdsloten die voor hen beschikbaar zijn op basis van jouw instellingen.
De tekst bovenin de planner (omschrijving) kun je zelf aanpassen op de instellingen pagina van de lichamelijk onderzoek scan.
1. Afspraaktype kiezen:
Wanneer de medewerker de planner ziet, worden alleen de relevante afspraaktypes getoond. Een afspraaktype bevat een titel, locatie en eventuele aanvullende informatie.
Wat zichtbaar is, hangt af van:
Het aantal aangemaakte afspraaktypes
Of een afspraaktype actief staat
Eventuele ingestelde voorwaardelijke logica (bijv. afdeling, groep, functie)
Automatische selectie:
Is er maar één afspraaktype van toepassing voor deze medewerker?
Dan wordt de keuze stap overgeslagen en ziet de medewerker direct de kalender met beschikbare datums.
2. Datum kiezen:
Na het kiezen van een afspraaktype worden alle beschikbare datums in de kalender getoond. Datums zonder beschikbaarheid zijn niet aanklikbaar.
De planner toont alleen datums die:
Beschikbaar zijn binnen het gekozen afspraaktype
Voldoen aan eventuele voorwaardelijke logica
Niet verborgen zijn door dynamisch plannen
Binnen de ingestelde termijn vallen van “tot hoeveel uur van tevoren planbaar”
3. Tijdslot kiezen:
Wanneer de medewerker op een beschikbare datum klikt, verschijnen alle tijdsloten waarop nog plek is.
Een tijdslot is een boekbaar moment op basis van:
De ingestelde tijdsduur van het afspraaktype
De beschikbare tijden binnen die datum
Eventuele capaciteit (bijv. meerdere testers → meerdere parallelle tijdsloten)
Intervalplanning of treintje-planning (bijv. elke 20/30 minuten instroom)
4. Plan afspraak:
Na het selecteren van een tijdslot verschijnt de knop [Plan afspraak].
Wat gebeurt er na het plannen?
De afspraak wordt direct geboekt in de planning.
De medewerker ziet meteen een bevestiging op het scherm.
Indien ingeschakeld, wordt automatisch een afspraakbevestiging per e-mail verzonden, inclusief ICS-bestand (agenda-bijlage).
De afspraak wordt zichtbaar in het logboek van de planning.
Voorbeeld bevestiging op het scherm:
5. Afspraakplanner in de vragenlijst
Wanneer je bij de scan-instellingen de optie gebruikt:
“Afspraak uitnodiging aan scan inhoud toevoegen”, of
de "Afspraak uitnodiging handmatig aan de scan inhoud toevoegd",
dan verschijnt de afspraakplanner als extra stap binnen de vragenlijst.
Belangrijk verschil:
Een tijdslot wordt ook geboekt als de medewerker een datum en tijd kiest en vervolgens op [Volgende] klikt.
Het is dus niet meer verplicht om op [Plan afspraak] te drukken.
Dit verkleint de kans dat medewerkers denken een afspraak te hebben ingepland terwijl dat niet zo is.
6. Afspraakplanner via generieke link
Wanneer je de generieke link gebruikt, werkt de planner grotendeels hetzelfde als de normale afspraakplanner, maar er zijn twee belangrijke verschillen:
1. De medewerker vult eerst eigen gegevens in
Omdat de medewerker nog niet in Qiek bekend is, moet deze eerst zelf invullen:
Voornaam
Achternaam
E-mailadres
Pas daarna kan de afspraak definitief geboekt worden.
Dit maakt de generieke link ideaal voor:
Open inschrijvingen
Werkgevers die zelf willen verspreiden/uitnodigen
Medewerkers zonder vooraf geïmporteerde gegevens
Medewerkers die (nog) niet in Qiek staan
2. Voorwaardelijke logica wordt niet toegepast
Bij gebruik van de generieke link wordt geen voorwaardelijke logica toegepast.
Reden:
De medewerker maakt al keuzes in afspraaktypes en beschikbaarheden voordat Qiek op basis van e-mailadres kan bepalen wie het is én of deze medewerker tot een bepaalde afdeling, locatie of groep behoort.
Daarom is filtering op basis van voorwaardelijke logica technisch niet mogelijk in deze variant van de planner.