Logboek – Volledig overzicht van alle planningsactiviteiten
Het Logboek geeft je in één oogopslag inzicht in alles wat er gebeurt binnen een planning: geplande afspraken, annuleringen, blokkeringen, no-shows en verzonden bevestigingen.
Het logboek is daarmee het centrale controlepunt voor alle wijzigingen én een belangrijk hulpmiddel voor communicatie richting je klant.
Waar vind je het Logboek?
Ga naar:
Scan → Planning → Logboek
Wat zie je in het Logboek?
Het logboek toont een lijst met alle activiteiten, standaard gesorteerd op meest recente planningactiviteit bovenaan, met per regel:
Medewerker
Geboekt tijdslot
Status (bijv. geboekt, geannuleerd, tijdslot geblokkeerd, no-show)
Datum + tijd waarop de actie plaatsvond
Actie-knoppen (Stuur bevestiging/Stuur herinnering)
Statussen die je kunt tegenkomen:
Status | Betekenis |
Geboekt | De medewerker heeft een afspraak ingepland. |
Geannuleerd | De medewerker of provider heeft de afspraak geannuleerd. |
No show | Medewerker niet verschenen → no-show-markering. |
Tijdslot geblokkeerd | Provider heeft dit tijdslot onbeschikbaar gemaakt. |
Uitgenodigd | Afspraak uitnodiging e-mail is verstuurd. |
Wat betekent het cijfer in de actie knop?
Het cijfer is een "Teller". De teller toont hoe vaak een e-mail is verzonden
Wanneer je een actieknop ziet met een klein cijfer in de knop, betekent dit:
Het cijfer = hoeveel keer deze e-mail reeds is verzonden.
Dit voorkomt miscommunicatie (“is er al gemaild?”) en maakt het eenvoudig om te monitoren of mails meervoudig verstuurd zijn.
Mouse-over toont de datum & tijd van de meest recente verzending.
Als je met de muis boven de actieknop zweeft, toont Qiek de exacte datum en tijd van de laatste verzending.
Dit is vooral handig wanneer:
Een medewerker zegt geen e-mail te hebben ontvangen
Je wil controleren of een bevestiging opnieuw verzonden is
Je contact hebt met een werkgever en wil toelichten wat er al gestuurd is
Sorteren, filteren en zoeken in het Logboek
Medewerker: sorteer op naam of voer een naam in om de medewerker te zoeken. Handig om snel wijzigingen voor één persoon te zien.
Tijdslot: Sorteer op datum en tijd, van meest recent of oudste eerst.
Status: Sorteer op status of selecteer een filter om alleen medewerkers met die betreffende status te zien. Handig voor bijv. controle en facturatie van no-shows.
Medewerkers selecteren voor bulkacties
Selectie vak (aankruisvakje):
Hier kan je iedereen op de pagina selecteren (naast “medewerker” het vakje selecteren) of specifieke medewerkers selecteren. Zodra je een selectie maakt zie je aan de onderkant een optiebalk getoond worden waar je verschillende acties in kan uitvoeren.
Je ziet hoeveel medewerkers (items) je geselecteerd hebt en waar je de vervolg actie op gaat toepassen. Je kan deze acties kiezen:
Annuleer verzending: In de toekomst geplande Afspraak uitnodigingen kan je hiermee annuleren. Hierdoor verwijder je de ingestelde verzenddatum zodat je dit eventueel opnieuw kan doen.
Stuur uitnodiging: Je stuurt dan de Afspraak uitnodiging naar je selectie. Er opent eerst nog een pop-up om de e-mail te bekijken, aanpassen, verzending te plannen. De uitnodiging wordt niet direct verzonden.
Stuur bevestiging: Je stuurt dan de Afspraak bevestiging naar je selectie. Er opent eerst nog een pop-up om de e-mail te bekijken en kan je deze nog aanpassen indien gewenst. De bevestiging wordt niet direct verzonden.
Heb je naast de naam geklikt in het aankruisvakje dan kan je ook linksonder kiezen voor “selecteer alle … items”. Dan selecteer je alles in het logboek en hoef je niet alle pagina’s door te klikken om alles te selecteren.
Waarom is het Logboek belangrijk?
Het logboek is handig voor:
Inzicht in wie wat heeft gedaan en wanneer.
Voorkomen van discussie. Bijv. of iemand écht heeft geannuleerd of te laat was.
Controle op of mails goed verstuurd zijn.
Controle op annuleringen.
Controle op no-shows.
No show facturatie. Veel providers factureren no-shows → het logboek dient als bewijs.
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
Fout: planning controleren zonder in het logboek te kijken
Soms lijkt een afspraak verdwenen, maar blijkt deze geannuleerd.
→ Oplossing: check altijd het logboek.
Fout: vergeten bevestigingen te sturen na bulkplanning
Bij handmatig of automatisch plannen kan de bevestigingsmail uit staan.
→ Oplossing: in het logboek staat precies wie nog geen bevestiging heeft.