Generieke uitnodigingslink
De generieke uitnodigingslink voor de planning is een makkelijke manier om medewerkers zelfstandig een afspraak te laten plannen, zonder dat ze vooraf in Qiek hoeven te staan. De planner werkt vrijwel hetzelfde als de reguliere afspraakplanner, maar heeft een aantal belangrijke verschillen.
Waar vind je de generieke uitnodigingslink?
Je kunt de link op twee plekken vinden:
1. In de Lichamelijk onderzoek scan instellingen
Ga naar Scans → open de scan → Instellingen
Onder het onderdeel Planning vind je de optie Generieke uitnodigingslink
Deze link kun je direct kopiëren en delen met medewerkers of werkgevers
2. Op de Planning-pagina zelf
Ga naar Planning binnen de betreffende scan
Rechtsboven vind je de knop Generieke link
Klik om de link te kopiëren
Deze twee locaties tonen altijd dezelfde link; de afspraakplanner is gekoppeld aan de planning (afspraaktypes en beschikbaarheden) van die specifieke scan.
Hoe werkt de generieke link?
Wanneer iemand de generieke link opent, volgt deze dezelfde stappen als in de reguliere afspraakplanner:
Afspraaktype kiezen
Datum kiezen
Tijdslot kiezen
Maar vóórdat de afspraak geboekt kan worden, moet de medewerker zijn/haar gegevens invullen:
Voornaam
Achternaam
E-mailadres
Pas daarna wordt de afspraak definitief geboekt.
Dit is noodzakelijk omdat de medewerker nog niet bekend is in Qiek.
Generieke link is ideaal voor:
Open inschrijvingen
Werkgevers die zelf willen uitnodigen/verspreiden
Medewerkers die (nog) niet in Qiek zijn geïmporteerd
Extra flexibele planningen zonder vooraf deelnemerslijsten te maken
Belangrijk: Voorwaardelijke logica werkt NIET bij de generieke link
Omdat de medewerker pas na het kiezen van afspraaktype en tijdstip zijn gegevens invult, kan Qiek hem/haar niet vooraf identificeren.
Consequentie:
Voorwaardelijke logica wordt niet toegepast
De medewerker ziet alle actieve afspraaktypes en alle bijbehorende beschikbaarheid
Logica op bijv. afdeling, locatie, functie, groep of extra groepen worden volledig overgeslagen
Wat gebeurt er na het plannen?
Wanneer iemand via de generieke link een afspraak boekt, wordt dit volledig geïntegreerd in de planning:
De afspraak verschijnt in de planning-kalender
De afspraak staat in het logboek
De medewerker wordt toegevoegd aan de scan doelgroep op de Meten-pagina, zodat testers direct [meten] kunnen starten
De medewerker ontvangt direct een afspraakbevestiging (als deze mailing aanstaat)
Een ICS-bestand wordt meegestuurd zodat de afspraak in de agenda kan worden toegevoegd
De workflow is dus identiek aan die van reguliere planning.
Tips:
Combineer deze methode met dynamisch plannen als je de planning gecontroleerd wilt laten vullen
Maak meerdere lichamelijk onderzoek scans aan, zodat je meerdere generieke links voor meerdere planningen aan kan maken als je tóch groepen wilt scheiden