Resources in de planning
(coach, tester, arts, ruimte, unit, etc.)
Met Resources kun je afspraken en beschikbaarheden organiseren op basis van personen of ruimtes. Denk aan testers, coaches, arbo-artsen, onderzoekskamers of units. Resources maken de planning overzichtelijker en helpen om duidelijk te communiceren naar medewerkers waar of bij wie hun afspraak plaatsvindt.
Resources worden gebruikt op twee plekken:
Je maakt ze aan binnen de planning (via het meer-opties menu bij Afspraaktypes)
Je koppelt ze aan beschikbaarheden (zodat afspraken automatisch worden toegewezen aan de juiste resource)
1. Resources aanmaken
Ga naar Scans → Planning en open het meer-opties menu (drie puntjes) bij Afspraaktypes.
Kies Nieuwe resource.
Geef de resource een naam, bijvoorbeeld:
Tester 1
Coach Marieke
Onderzoekskamer 2
Unit B – Mobiele meetruimte
Na het opslaan verschijnt de resource in het linkerpaneel onder Afspraaktypes én kun je er afspraken op filteren in de planning en agenda.
2. Resources zichtbaar in de planning
Wanneer resources zijn aangemaakt:
verschijnen ze in de linkerzijbalk onder Resources
kun je ze selecteren om de afspraken per resource te bekijken
zie je in één oogopslag welke tijdsloten of afspraken horen bij welke tester/ruimte
Dit is ideaal wanneer meerdere testers parallel werken of wanneer locaties gescheiden moeten worden.
Voorbeeld:
Tester 1 werkt in spreekkamer London, Tester 2 werkt in kantoor 1.14.
Met de resource-filter zie je de planning gescheiden en je zie direct welke "lijn" gaten heeft of juist al helemaal vol geboekt is.
3. Resource koppelen aan een beschikbaarheid
Bij het toevoegen van een beschikbaarheid (bijvoorbeeld 08:30–12:00):
selecteer je onder Resource de juiste coach, tester of ruimte
alle afspraken die binnen dat tijdsblok worden geboekt, worden automatisch gekoppeld aan die resource
in de planning worden afspraken vervolgens netjes onder de juiste resource-kolom weergegeven
Dit werkt uitstekend in situaties waarbij je:
meerdere testers tegelijk hebt (twee lijnen planning)
vaste ruimtes gebruikt
voor elke dag een andere professional inzet of andere ruimte gebruikt
4. Resource vermelden in afspraak-emails
In e-mails kun je de resource automatisch tonen door de variabele {resource} toe te voegen.
Praktische voorbeelden:
“Je afspraak vindt plaats in ruimte {resource}.”
“Je wordt begeleid door {resource}.”
“De test wordt uitgevoerd door {resource}.”
Zodra een medewerker een tijdslot kiest, wordt de gekoppelde resource ingevuld in de e-mail.
5. Veelgebruikte scenario’s
a. Meerdere testers op één dag (parallel plannen of treintje)
Je maakt twee resources aan: Tester 1 en Tester 2
→ Je maakt twee beschikbare tijdsloten aan
→ Je koppelt per tijdslot de juiste resource
→ De planning splitst automatisch in twee kolommen
b. Werken met ruimtes / units
Bijv. “Ruimte A – op maandag” en “Ruimte B – op dinsdag”
→ Afspraken worden automatisch verdeeld volgens jouw schema
→ Medewerker weet in welke specifieke ruimte de afspraak is
c. Meerdere coaches in één project
Je werkt met meerdere coaches die op verschillende dagen op locatie zijn.
→ Beschikbaarheden koppel je per dag aan de juiste resource
→ De planning blijft overzichtelijk per coach
→ Je ziet in één oogopslag welke coach wanneer op locatie aan het werk is
6. Samenhang met afspraaktypes
Resources staan onder de afspraaktypes en zijn alleen zichtbaar wanneer minstens één beschikbaarheid aan hen gekoppeld is.
Providers zien dus:
Afspraaktypes
→ tonen wélke soorten afspraken bestaan
Resources
→ tonen wie of wat die afspraken uitvoert
Bij het klikken op een resource-bolletje zie je alleen de afspraken én beschikbare tijden die aan die resource gekoppeld zijn.