Op de lichamelijk onderzoek scan instellingen pagina zijn verschillende zaken omtrent de scan in te stellen. Onderstaand lees een je toelichting per instelling.

Bij het aanmaken van de scan heb je een scan titel toegevoegd.

Hier kan je de ingevulde scan titel aanpassen/bewerken of in meerdere talen toevoegen indien je meerdere talen hebt toegevoegd in de organisatie-instellingen.

Verzamel aanvullende persoons- en werkkenmerken (tijdens het meten of via deelname inventarisatie)

Indien je de switch aan zet dan wordt de optie "Selecteer velden" getoond.

Hiermee kan je instellen welke achtergrondgegevens je wil verzamelen tijdens het meten of wanneer je de functie “Deelname inventariseren” gebruikt.

Tijdens het meten:

De geselecteerde velden/opties worden in de 1e stap in het Meten scherm getoond bij “Achtergrond informatie” zodat deze ingevuld kunnen worden door de persoon die de metingen uitvoert tijdens het fysieke onderzoek.

Via Deelname inventarisatie:

De geselecteerde velden/opties worden op de aanmeld/uitnodigingspagina getoond zodat deelnemers deze velden kunnen (aan)vullen zodra zich aanmelden voor het lichamelijk onderzoek.

Je hebt deze keuzen bij het achtergrondgegevens uitvragen:

*Geslacht en geboortedatum kunnen niet worden verplicht bij het “deelname inventariseren” gezien dit "drempel" verhogend werkt en mensen eerder geneigd zijn om zich niet aan te melden. Geslacht en Geboortedatum zijn ALTIJD verplicht bij het Meten.

Er zijn al gegevens/kenmerken bekend bij een deelnemer:

Afdeling, functie en locatie uitvragen:

Wil je 1 of meerdere van deze werkkenmerken uitvragen: Afdeling, Functie en/of Locatie? Dan moet je deze zelf al hebben toegevoegd aan de organisatie (organisatie pagina -> afdelingen, functies, locaties). Deelnemers zien nooit een open veld o.i.d. en kan dus nooit zelf tekst invullen. Enkel de zelf aangemaakte afdelingen worden als keuze optie getoond aan de deelnemer.

Waarom achtergrondgegevens uitvragen?

Achtergrondgegevens uitvragen wordt gebruikt om op basis van deze gegevens uitsplitsingen in de resultaten mogelijk te maken. Bijv. om verschillende afdelingen te vergelijken en analyseren, te rapporteren op leeftijdscategorieën of te onderzoeken of medewerkers in leidinggevende functies andere resultaten hebben dan niet leidinggevenden.

Laat mensen zich aanmelden voor het lichamelijk onderzoek

Middels “Deelname inventariseren” kan je medewerkers zichzelf laten aanmelden door ze per e-mail een uitnodiging via Qiek te sturen of medewerkers middels een generieke link welke je zelf deelt via je eigen communicatiekanalen.

Zo kan je inventariseren wie deel wil nemen aan het lichamelijk onderzoek. Medewerkers welke zich aanmelden worden automatisch toegevoegd aan de lichamelijk onderzoek scan doelgroep.

Zodra je de switch op “AAN” zet dan wordt een nieuwe pagina (menu-item) toegevoegd genaamd “Inventariseren”. Je kan op deze pagina de uitnodiging versturen, aanmeldingen beheren en inzicht krijgen wie zich wel en niet heeft aangemeld en opnieuw een verzoek tot aanmelding sturen.

Deze tekst wordt getoond op de landingspagina van het aanmelden voor het lichamelijk onderzoek. De landingspagina is het eerste scherm nadat iemand op de button in de mail klikt of via de generieke link deelneemt. Door te klikken op "Bewerken" kan je de huidige standaard tekst bekijken en wijzigen. In de praktijk zien wij dat onze Providers vaak de tekst aanvullen met informatie over het onderzoek, hoe lang het duurt, wat er met de resultaten gebeurt en hoe het zit met de privacy van deelnemers.

Als je middels een e-mailuitnodiging medewerkers wil laten aanmelden dan kan je de uitnodiging die per e-mail wordt verzonden bewerken door te klikken op (Bewerken).

Hier kan je de e-mailtekst aanpassen of een e-mailsjabloon selecteren (indien je e-mail sjablonen hiervoor hebt gemaakt).

Als je middels een e-mail uitnodiging deelname wil inventariseren dan kan je deze mail verzenden op de “Inventarisatie” pagina.

Je kan een aanmeldbevestiging sturen naar medewerkers die zich aanmelden voor het lichamelijk onderzoek.

Je kan deze aanmeldbevestiging automatisch laten versturen na afronding:

Middels een generieke link medewerkers de mogelijkheid geven om zich aan te melden voor het lichamelijk onderzoek kan door de link te gebruiken die op deze plek wordt getoond. De link is hier zichtbaar zodat je deze kan kopiëren. De link moet je zelf versturen of bijv. middels buttons op andere online plekken of via een QR-code op print aanbieden.

Beknopt: Qiek genereert een link die je zelf buiten Qiek om kan verspreiden, bijv. via eigen mail, intranet, website, QR-code.

Als je dit “aan” zet kan je het maximaal aantal aanmeldingen instellen. Zodra dit aantal aanmeldingen is gedaan dan wordt het aanmelden gesloten en kunnen er niet meer medewerkers zich aanmelden voor de scan.

Als je dit “aan” zet kan je de uiterlijke aanmelddatum instellen. Vanaf deze datum wordt het kunnen aanmelden voor de lichamelijk onderzoek scan gesloten. Medewerkers binnen de betreffende organisatie kunnen zich dus tot en met die ingestelde datum aanmelden.

Maak en beheer de planning en afspraken voor dit onderzoek.

Werk efficiënt met de online planningstool in Qiek. Wij kennen de uitdagingen van een planner en hebben in Qiek alle oplossingen om een planning goed in te regelen.

Medewerkers maken met het online afsprakensysteem direct een afspraak in jouw aangemaakte planning(en) waarover jij het volledige beheer hebt. Jij bespaart tijd en mails door de slimme inrichting. Ook handig is dat medewerkers automatisch een bevestiging en reminder ontvangen voor de geplande afspraak.

In dit artikel gaan we beknopt in op de mogelijkheden zoals deze getoond worden op de lichamelijk onderzoek scan instellingen pagina.

Lees hier meer over de planningstool in Qiek betreft het aanmaken, inrichten en beheren van de planning in Qiek.

Zodra je de switch op “AAN” zet dan worden verschillende instellingen omtrent de planning zichtbaar. Tevens wordt een nieuwe pagina (menu-item) toegevoegd genaamd “planning”. Je kan op deze “Planning” pagina de planning aanmaken, inrichten, beheren, uitnodigingen verzenden en via het logboek inzicht krijgen in alle geplande afspraken, planningswijzigingen zoals annuleringen, no show, etc.

Je moet dus de planning eerst AAN zetten voordat je een planning kan inrichten.

Deze tekst wordt getoond boven de “Afspraakplanner” voor het lichamelijk onderzoek. De Afspraakplanner is het scherm waarom iemand een afspraak kan maken. De afspraakplanner kan je verwerken in een vragenlijst, of is de pagina waarop iemand komt wanneer deze op de button in de mail klikt of via de generieke link een afspraak wil inplannen. Door te klikken op "Bewerken" kan je de huidige standaard tekst bekijken en wijzigen. In de praktijk zien wij dat onze Providers vaak de tekst aanvullen met relevante informatie over het onderzoek in combinatie met de planning.

Middels een generieke link medewerkers de mogelijkheid geven om een afspraak in te plannen voor het lichamelijk onderzoek kan door de link te gebruiken die op deze plek wordt getoond. De link is hier zichtbaar zodat je deze kan kopiëren. De link moet je zelf versturen of bijv. middels buttons op andere online plekken of via een QR-code op print aanbieden.

Beknopt: Qiek genereert een link die je zelf buiten Qiek om kan verspreiden, bijv. via eigen mail, intranet, website, QR-code.

Let op: Als je deze link gebruikt dan werkt voorwaardelijke logica niet en bestaat er kans op dubbelingen. Mensen kunnen met verschillende mailadressen een afspraak inplannen of dubbelingen ontstaan doordat je ook voor andere functies van Qiek de generieke link gebruikt (bijv. vragenlijst, deelname inventarisatie, shop).

Als je middels een e-mailuitnodiging medewerkers de mogelijkheid wil geven om zelf een afspraak in te plannen (zelf datum en tijdstip kiezen) dan kan je de afspraak uitnodiging die per e-mail wordt verzonden bewerken door te klikken op (Bewerken).

Hier kan je de e-mailtekst aanpassen of een e-mailsjabloon selecteren (indien je e-mail sjablonen voor de afspraak uitnodiging hebt gemaakt).

Lichamelijk onderzoek “Afspraak uitnodiging” e-mail bewerken

Als je middels een e-mail medewerkers een afspraak wil laten inplannen dan kan je deze mail verzenden op de “planning” pagina middels de knop [Nieuwe uitnodiging]. Het is mogelijk om de “afspraak uitnodiging” e-mail in te plannen voor verzending op een gewenste datum en tijdstip. Dit werkt hetzelfde als voor het plannen van de “vragenlijst uitnodiging”.

Je kan automatische “Afspraak uitnodiging herinneringen” instellen (net als bij vragenlijst scan - automatische herinneringen).

Bepaal hoe vaak en wanneer er herinneringen voor het maken van een afspraak verzonden worden. Je kan 3 herinneringen instellen op deze pagina. Handmatig kan je een onbeperkt aantal herinneringen versturen.

Klik op ‘Herinnering bewerken’ om eventueel de tekst van deze herinnering te laten afwijken van de eerder ingestelde vragenlijst e-mailuitnodiging tekst.

Onderaan deze pop-up kan je het aantal dagen instellen bij: “Verstuur de herinnering automatisch … dagen na het versturen van de uitnodiging”. Het aantal dagen dat je instelt is natuurlijk afhankelijk van je eigen gewenste tijdspad of het afgestemde tijdspad met je klant.

Let op: zorg dat het schuifje op “aan” staat bij elke herinnering die je wil verzenden.

Belangrijk: Afspraak herinneringen worden NOOIT verzonden naar medewerkers die al een afspraak hebben gemaakt! Deze medewerkers wordt dus niet onnodig herinnerd.

Je kan verschillende planning gerelateerde e-mails beheren in de lichamelijk onderzoek scan instellingen. Onderstaande een beknopte toelichting per e-mail.

Deze e-mail ontvangt een medewerker nadat deze een afspraak heeft ingepland of wanneer je een medewerker handmatig inplant. Wil je mensen niet hierover informeren dan zet je de switch/schuifje op “uit”.

Tip: Wij raden het aan om de variabele {annuleer_afspraak} op te nemen in deze mail. Hierdoor kunnen mensen zelf een afspraak annuleren en via de afspraak annulering e-mail welke ze vervolgens ontvangen een nieuwe afspraak inplannen. Dit scheelt veel communicatie en support richten medewerkers.

Deze e-mail ontvangt een medewerker nadat deze zelf een afspraak heeft geannuleerd (kan via de functie {annuleer_afspraak} in de afspraak bevestiging) of wanneer je een medewerker handmatig annuleert in de planning. Wil je mensen niet hierover informeren dan zet je de switch/schuifje op “uit”.

Tip: Wij raden het aan om de variabele {nieuwe_afspraak_plannen} altijd toe te voegen aan deze mail. Hierdoor kunnen mensen zelf opnieuw een afspraak inplannen. Dit scheelt veel communicatie en support richten medewerkers.

Personen in de planning welke je aanmerkt als no-show kan je automatisch een e-mail sturen waarin vermeld wordt dat ze de afspraak hebben gemist en worden ze verwezen naar het maken van een nieuwe afspraak, net als in de afspraak annulering mail.

Deze e-mail ontvangt een medewerker wanneer je een medewerker handmatig verplaatst naar een ander moment in de planning.

Deze e-mail ontvangt een medewerker ter herinnering van de geplande afspraak zodat ze dit niet vergeten. Onderaan deze afspraak herinnering bewerken pop-up kan je het aantal dagen instellen bij: “Verstuur automatisch … dag(en) voor afspraak”. Standaard staat deze op 1 dag ingesteld. Als je het op 1 dag hebt staan, dan is dat 1 dag van te voren, dus op zondag als de afspraak maandag is. Het aantal dagen dat je instelt is natuurlijk afhankelijk van je eigen voorkeuren.

Indien je een extra afspraak herinnering wil instellen kan je deze optie gebruiken. Zorg dat je het aantal dagen voor de afspraak anders instelt dan bij de eerste (bovenstaande) afspraak herinnering.

Let op: zorg dat het schuifje op “aan” staat bij elke herinnering die je wil verzenden.

Informeert deelnemers dat metingen zijn toegevoegd en verwijst ze naar de uitkomsten.

De “Nieuwe metingen mail” wordt automatisch verzonden naar een medewerker/deelnemer zodra zijn of haar lichamelijk onderzoek de status “Afgerond” krijgt. Dit is een handmatige actie vanuit het Meten-scherm. Pas de e-mailtekst aan of kies een e-mailtemplate door op "E-mail bewerken" te klikken.

De knop “Bekijk resultaten” ({resultaten_url}*) is een verplichte variabele in deze e-mail. Zonder kan je de mail niet opslaan. Je kan de tekst van de knop aanpassen door erop te klikken.

Personen automatisch koppelen, vragenlijst automatisch versturen en/of knoppen toevoegen aan e-mails.

Je kan hier een koppeling instellen met een vragenlijstscan welke reeds is aangemaakt binnen dezelfde organisatie. Door het te koppelen krijg je extra mogelijkheden zoals kruislingse verwijzingen in e-mailtemplates instellen. Bijv. in de afspraakbevestiging mensen verwijzen naar de vragenlijst of de vragenlijst opnemen in de afspraakuitnodiging.

Als je de koppeling hebt gemaakt kan je concreet de volgende “invoer variabele” toevoegen aan de afspraak bevestiging, afspraak uitnodiging en afspraak herinnering:

Je kan doormiddel van het koppelen ook instellen dat iedereen die een afspraak maakt direct de gekoppelde vragenlijst ontvangt (de vragenlijst uitnodiging wordt dan automatisch verzonden). Je kan ook instellen dat de vragenlijst een x aantal dagen voor gemaakte afspraak wordt verzonden. Bijvoorbeeld 14 dagen voor de gemaakte afspraak ontvangt de betreffende persoon de vragenlijstuitnodiging.

Hier selecteer je de vragenlijst die je wil koppelen.

Je kan met deze optie een koppeling instellen tussen het maken van een afspraak voor een lichamelijk onderzoek scan (planning) met een vragenlijstscan.

Vragenlijst automatisch versturen?

Door het te koppelen ontvangen medewerkers die een afspraak inplannen automatisch op een door jou ingesteld moment de vragenlijst in hun mailbox. Je hebt de optie tussen “Nee”, “Direct versturen” en “x dagen voor afspraak”.

Je kan met deze optie een koppeling instellen tussen het aanmelden voor een lichamelijk onderzoek scan (deelname inventariseren) met een vragenlijstscan.

Vragenlijst automatisch versturen?

Door het te koppelen ontvangen “aanmelders” automatisch op een door jou ingesteld moment de vragenlijst in hun mailbox. Je hebt de optie tussen “Nee”, “Direct versturen” en “x dagen na aanmelding”.

Zodra je een vragenlijst hebt gekoppeld zie je deze melding:

"Je kunt nu in de e-mailberichten de variabele {vragenlijst_url} gebruiken (of de knop "Vragenlijst invullen").” Je hebt hierdoor de mogelijkheid om verwijzingen naar de vragenlijst scan te activeren. Denk hierbij aan het toevoegen van de [Vragenlijst invullen] knop aan bijvoorbeeld de Afspraak bevestiging.

Door deze optie toe te voegen geef je medewerkers de mogelijkheid om alsnog last-minute de vragenlijst in te vullen voorafgaand aan de afspraak indien ze dit vergeten zijn om te doen.

De vragenlijst invullen knop toevoegen:

​Let op: zorg dat het schuifje op “aan” staat bij deze herinnering.