Je kan hier de doelgroep van de vragenlijstscan bepalen en beheren. Je hebt de mogelijkheid om hier medewerkers te importeren en direct toe te voegen aan de doelgroep of je selecteert de gewenste doelgroep(en) en/of medewerkers (indien er al medewerkers aanwezig zijn binnen de organisatie (bijv. vanuit een eerdere import).

Vanuit deze pagina kan je op basis van de instellingen de vragenlijstscan verzenden naar de doelgroep en vervolgens de deelname beheren.

Uitzondering: Wanneer je kiest voor "Personen automatisch aan gekoppelde vragenlijst-scan toevoegen" bij de lichamelijk onderzoek instellingen dan worden, afhankelijk van je keuze, automatisch medewerkers toegevoegd aan de scan doelgroep. Je hoeft dan geen medewerkers hier toe te voegen.

Kies je voor de optie “Selecteer groepen en/of medewerkers”. Dan opent een pop-up met selectie veld. In het selectieveld Kan je kiezen uit verschillende mogelijkheden op basis van organisatiekenmerken zoals “Hele organisatie”, “Afdeling” of “Locatie”. Je kan ook kiezen voor een specifieke scan doelgroep of specifieke scan deelnemers. Het is ook mogelijk om individuele medewerkers te selecteren.

Zodra je klaar bent met het selecteren klik je op [Opslaan]. De selectie wordt direct toegevoegd aan de scan doelgroep. De vragenlijst wordt NIET direct verzonden door deze actie.

Let op: Er moeten dus reeds medewerkers zijn toegevoegd aan de organisatie. De mogelijkheden die getoond worden zijn afhankelijk van de eigenschappen die je hebt gebruikt bij het toevoegen. Heb je geen Afdelingen aangemaakt of geen medewerkers hebben gekoppeld aan een locatie dan worden deze opties ook niet getoond om te selecteren in het selectie veld.

Aanvullende toelichting bij Scan doelgroep en Scan deelname:

Op alle plekken in Qiek waar je jouw gewenste doelgroep kan selecteren heb je de mogelijkheid tussen het kiezen van een (1) specifieke scan doelgroep of (2) specifieke scan deelname.

Een voorbeeld: Je wil een vragenlijst alleen (1) sturen naar medewerkers die zich hebben aangemeld voor het lichamelijk onderzoek (via deelname inventariseren). Dan selecteer je in de “aan” de betreffende lichamelijk onderzoek scan onder “Scan deelname”.

Wil je de vragenlijstuitnodiging sturen naar iedereen (2) die is toegevoegd aan een lichamelijk onderzoek scan? Dan selecteer je de betreffende scan onder “Scan doelgroep”. Dan ontvangen ook de medewerkers welke zich nog niet hebben aangemeld deze uitnodiging.

Optie 2. Medewerkers importeren en direct toevoegen

Kies je voor de optie “Medewerkers importeren en direct toevoegen”. Dan opent een pop-up om medewerkers te kunnen importeren. Lees hier meer informatie over de importeer functie in Qiek.

Nadat de import succesvol is voltooid worden de medewerkers direct toegevoegd aan de scan doelgroep. De vragenlijst wordt NIET direct verzonden door deze actie.

Zodra er medewerkers zijn toegevoegd aan de scan doelgroep dan wordt rechtsboven de knop [Verstuur vragenlijst] zichtbaar. Heb je ook “generieke link” aanstaan dan zie je nog een kleine knop met een “link”-icoon getoond.

Je ziet na het toevoegen van medewerkers een tabel op de pagina waarin je per kolom verschillende acties en informatie ziet.

Selectie vak (aankruisvakje):

Hier kan je iedereen op de pagina selecteren (naast “Naam” het vakje selecteren) of specifieke medewerkers selecteren. Zodra je een selectie maakt zie je aan de onderkant een optiebalk getoond worden waar je verschillende acties in kan uitvoeren.

Je ziet hoeveel medewerkers (items) je geselecteerd hebt en waar je de vervolg actie op gaat toepassen. Je kan deze acties kiezen:

Heb je naast de naam geklikt in het aankruisvakje dan kan je ook linksonder kiezen voor “selecteer alle … items”. Dan selecteer je alle medewerkers in de scan doelgroep en hoef je niet alle pagina’s door te klikken om iedereen te selecteren.

Naam:

Hier wordt de voor en achternaam van de medewerker getoond. Je kan bovenaan sorteren van A-Z en Z-A door te klikken op het kleine driehoekje.

Deelname:

Dit is de statusbalk betreft deelname aan de scan.

Actie:

In deze kolom staat de belangrijkste actieknop die relevant is voor de betreffende medewerker. Heeft een medewerker nog niet deelgenomen of is de vragenlijst niet afgerond dan staat de knop [Vragenlijst versturen] achter de medewerker. Is de scan afgerond dan staat de knop [Bekijk resultaten] getoond.

Je ziet aan de het nummer hoe vaak de vragenlijst is verzonden naar de betreffende medewerker. Als je met je muis erop gaat staan zie je de datum en tijd van verzending gemeld staan.

Zodra een vragenlijst klaarstaat voor verzending dan wordt de ingestelde datum en tijd getoond in de knop.

Meer opties menu (drie verticale bolletjes):

Zodra je klikt op de menu-item met de drie puntjes zie je deze andere relevante opties:

Dan zal pagina zonder zichtbare deelnemers starten (lege pagina met de melding “Nog geen deelnemers”), vervolgens zal iedereen die start met de vragenlijst worden toegevoegd op deze pagina. Dus alleen deelnemers worden dan getoond.

Voilà, de vragenlijst wordt verzonden!