Op de vragenlijst scan instellingen pagina zijn verschillende zaken omtrent de scan in te stellen. Onderstaand lees een je toelichting per instelling.
1. Scan titel
Bij het aanmaken van de scan heb je een scan titel toegevoegd.
Hier kan je de ingevulde scan titel aanpassen/bewerken of in meerdere talen toevoegen indien je meerdere talen hebt toegevoegd in de organisatie-instellingen.
2. Hoe wil je reacties verzamelen?
Via een e-mailuitnodiging
Via een generieke uitnodigingslink
1. Via een e-mailuitnodiging
Als je "Via een e-mailuitnodiging" aan hebt staan, dan kan je de vragenlijstuitnodiging die per e-mail wordt verzonden bewerken door te klikken op (Uitnodiging bewerken)
Hier kan je de e-mailtekst aanpassen of een e-mailsjabloon selecteren (indien je e-mail sjablonen hiervoor hebt gemaakt).
Vragenlijst scan e-mail uitnodiging bewerken
Klik op “Uitnodiging bewerken” achter “Via een e-mailuitnodiging”.
Type onder E-mail onderwerp de gewenste tekst voor de eerste uitnodiging.
Type onder “E-mail bericht” de tekst voor de uitnodiging om een vragenlijst in te vullen. Of selecteer een E-mail template rechtsboven indien je deze reeds hebt aangemaakt en pas deze naar wens aan voor dit project.
De knop “Vragenlijst invullen” ({vragenlijst_url}*) is een verplichte variabele in deze e-mail. Zonder kan je de mail niet opslaan.
Klik linksonder in de pop-up op de knop [Opslaan].
Als je "via een e-mailuitnodiging" aan hebt staan dan moet je op de pagina "Reacties verzamelen" mensen toevoegen aan de scan doelgroep. Je verzend daar namelijk de vragenlijst naar de mensen in de scan doelgroep.
Let op: Als de "switch" op uit staat, dan wordt de knop [Vragenlijst versturen] niet getoond op de "reacties verzamelen" pagina.
2. Via een generieke uitnodigingslink
De vragenlijst scan middels een generieke link delen, deze moet je zelf versturen of bijv. middels buttons op andere online plekken of via een QR-code op print aanbieden.
Als je "Via een generieke link" aan hebt staan, dan wordt deze specifieke vragenlijst link zichtbaar zodat je deze kan kopiëren en de generieke link knop wordt ook op de “reacties verzamelen" pagina (scan doelgroep) getoond zodat je daar ook de link kan kopiëren.
Beknopt: Qiek genereert een link die je zelf buiten Qiek om kan verspreiden, bijv. via eigen mail, intranet, website, QR-code.
3. Welkomsttekst
Deze tekst wordt getoond op de landingspagina van de vragenlijst.
Je kan de welkomstekst op de landingspagina aanpassen. De landingspagina is het eerste scherm nadat iemand op de knop in de mail klikt of via de generieke link deelneemt.
Door te klikken op "Bewerken" kan je de huidige standaard tekst bekijken en wijzigen. In de praktijk zien wij dat onze Providers vaak de tekst aanvullen met informatie over het onderzoek, hoe lang het duurt, wat er met de resultaten gebeurt en hoe het zit met de privacy van deelnemers.
4. Achtergrondgegevens uitvragen
Verzamel aanvullende persoons- en werkkenmerken.
Indien je de switch aan zet dan wordt de optie "Selecteer velden" getoond.
Hiermee kan je instellen welke achtergrondgegevens je wil verzamelen in het vragenlijst onderzoek.
De geselecteerde velden/opties worden op de 1e pagina van de vragenlijst getoond zodat deelnemers deze velden kunnen (aan)vullen. Je hebt de keuze uit:
Er zijn al gegevens/kenmerken bekend bij een deelnemer:
Indien een gegeven reeds bekend is, bijvoorbeeld omdat de medewerker al toegevoegd is aan de organisatie met enkele gegevens, dan wordt deze niet "uitgevraagd". Voorbeeld: Je hebt "afdeling" aangevinkt, bij de deelnemer is dit al bekend, dan hoeft deze dus "afdeling" niet in te vullen en wordt deze ook verborgen.
Indien alles bij betreffende persoon reeds bekend is dan wordt er niets meer getoond (en in een vragenlijst wordt deze pagina dan volledig overgeslagen). Hierdoor verlaag je de deelname drempel en worden overbodige zaken overgeslagen.
Wil je de volgende achtergrondgegevens uitvragen: Afdeling, Functie, Locatie, dan moet je deze zelf al hebben toegevoegd aan de organisatie (organisatie pagina -> afdelingen, functies, locaties). Deelnemers zien nooit een open veld o.i.d. en kan dus nooit zelf tekst invullen. Enkel de zelf aangemaakte afdelingen worden als keuze optie getoond aan de deelnemer. Dit om te voorkomen dat bijvoorbeeld meerdere keren feitelijk dezelfde afdeling wordt aangemaakt, maar telkens net iets anders geschreven door een deelnemer. Simpel voorbeeld: deelnemer 1 vult "Magazijn" (hoofdletter) in, deelnemer 2 vult "magazijn" (met kleine letter) in. Dan zou Qiek twee afdelingen hiervoor aanmaken.
Door achter een gegeven "Verplicht" te selecteren MOET een deelnemer een keuze maken en de informatie invullen. Geslacht en Geboortedatum kan je niet verplicht stellen gezien dit "drempel" verhogend werkt en mensen eerder geneigd zijn om de vragenlijst niet te gaan invullen.
Achtergrondgegevens uitvragen wordt gebruikt om op basis van deze gegevens uitsplitsingen in de resultaten mogelijk te maken. Bijv. om verschillende afdelingen te vergelijken en analyseren, te rapporteren op leeftijdscategorieën of te onderzoeken of medewerkers in leidinggevende functies andere resultaten hebben dan niet leidinggevenden.
5. Automatische herinneringen
Bepaal hoe vaak en wanneer er vragenlijst herinneringen verzonden worden.
Bij “Automatische herinneringen” zet je het schuifje “aan”. Klik vervolgens op ‘Herinnering bewerken’ om eventueel de tekst van deze herinnering te laten afwijken van de eerder ingestelde vragenlijst e-mailuitnodiging tekst. Wij raden aan om het aantal dagen om de herinnering automatisch te versturen na het versturen van de eerste uitnodiging in te stellen op 7 dagen. Dit is natuurlijk afhankelijk van je eigen gewenste tijdspad of het afgestemde tijdspad met je klant.
Let op: zorg dat het schuifje op “aan” staat bij elke herinnering die je wil verzenden.
Belangrijk: vragenlijst herinneringen worden NOOIT verzonden naar deelnemers uit de scan doelgroep die de vragenlijst al hebben afgerond! Deze medewerkers worden dus niet onnodig herinnerd.
6. Bedankpagina
Bedankpagina tekst: Je kan de bedankpagina tekst aanpassen. Dit is de standaard laatste pagina van elke vragenlijstscan. Dit was al mogelijk voor het welkomscherm (welkomsttekst). Pas de tekst aan als je bijvoorbeeld deelnemers wil informeren over vervolgstappen of met een persoonlijke tekst wil bedanken voor deelname.
Toon link naar account/resultaten: Je hebt hiermee de mogelijk om het tonen van de login velden/account aanmaken velden te verbergen. Je kan dit dus per scan uitzetten door de switch op “uit” te zetten. Bijvoorbeeld wanneer je absoluut niet wil dat deelnemers inloggen om hun resultaten te bekijken of om je shop aanbod te bekijken. Standaard staat deze altijd "aan".
7. Bedankmail
Bedank deelnemers en verwijs ze naar de uitkomsten, resultaten en adviezen.
Je kan een bedankmail automatisch laten versturen na afronding:
Zet de bedankmail aan of uit (staat standaard op "aan").
Pas de e-mailtekst aan of kies een e-mailtemplate door op "Bedankmail bewerken" te klikken.
8. Koppelen aan lichamelijk onderzoek scan
Deze instelling zet je alleen "aan" als je bij dezelfde organisatie ook een lichamelijk onderzoek (PMO/PAGO/Health check) gaat uitvoeren!
Indien je deze optie "aan" zet dan zie je de onderstaande aanvullende mogelijkheden:
Gekoppelde lichamelijk onderzoek scan
Afspraak uitnodiging aan scan inhoud toevoegen (aan/uit switch)
Gekoppelde lichamelijk onderzoek scan selecteren:
Klik op "Selecteer scan" en kies vervolgens de lichamelijk onderzoek scan welke je wil koppelen aan deze vragenlijst.
Afspraak uitnodiging aan scan inhoud toevoegen (Afspraak kunnen inplannen tijdens het vragenlijst invullen):
Als je de (aan/uit switch) op "aan" zet dan wordt automatisch de mogelijkheid om een afspraak in te plannen voor het gekoppelde onderzoek toegevoegd aan de vragenlijst scan inhoud. Een deelnemer aan de vragenlijst kan hierdoor eenvoudig, al tijdens het invullen van de vragenlijst, zijn of haar afspraak inplannen.
Knoppen en variabelen toevoegen aan vragenlijst mails:
Zodra je een lichamelijk onderzoek scan hebt gekoppeld zie je deze melding:
"Je kunt nu in de e-mailberichten de variabelen {aanmelden_url} en {afspraak_url} gebruiken (of de knoppen "Aanmelden" en "Afspraak plannen")".
Je hebt hierdoor de mogelijkheid om verwijzingen naar de lichamelijk onderzoek scan te activeren. Denk hierbij aan het toevoegen van de [Afspraak inplannen] knop waarmee vragenlijst deelnemers eenvoudig zelf een afspraak kunnen plannen voor het a.s. onderzoek.
Tip: Knop naar "afspraak inplannen" toevoegen aan de bedankmail:
Klik bij de “Bedankmail” op “bedankmail bewerken”. Voeg aan deze e-mail een zin toe waarin je verwijst naar een button waarmee men een afspraak kan inplannen voor het lichamelijk onderzoek. Denk aan een zin als: “Heb je de vragenlijst afgerond, maar nog geen afspraak ingepland voor het fysieke onderzoek? Geen zorgen! Je kunt je nog steeds eenvoudig aanmelden en zelf een afspraak plannen wanneer het jou het beste uitkomt. Klik op de onderstaande knop om direct je healthcheck in te plannen.”.
Button om een afspraak te plannen toevoegen: Klik op de plek in de e-mail/tekst waar je de button wil toevoegen. Vervolgens klik je aan de rechterkant onder ‘Invoegen’ op ‘Knoppen’. Na het klikken zie je de optie ‘Afspraak plannen’. Klik hierop om deze aan de e-mail toe te voegen.