Medewerker-adviesformulieren
Met adviesformulieren kun je persoonlijke adviezen, teksten delen, rapportages of documenten koppelen aan individuele medewerkers. Deze functie helpt je om je eigen werkwijzen en identiteit als provider te versterken, doordat je maatwerkformulieren direct in Qiek kunt aanmaken en vastleggen.
1. Adviesformulieren aanmaken
Navigeer naar Provider instellingen → Adviesformulieren
Hier maak je een nieuw adviesformulieren aan, wijzig je een bestaand formulier of verwijder je deze.
Pas als een formulier is aangemaakt, kun je deze koppelen aan een medewerker.
Je kunt meerdere formulieren creëren. Tijdens het invullen kies je eenvoudig welk template je wilt gebruiken.
Elke provideromgeving bevat twee standaard adviesformulieren ter inspiratie. Deze laten zien hoe je de functie kunt gebruiken.
De twee standaard adviesformulieren zijn:
Gespreksverslag en advies
Jouw persoonlijke advies
2. Soorten velden en tekst in adviesformulieren
Velden (invulvelden voor een provider-gebruiker):
Tekstregel (open veld voor een korte tekst)
Tekstvlak (open veld waar een langer advies/tekst mogelijk is)
Nummer (Hier kan een cijfer ingevuld worden)
Meerkeuze (Keuze uit 1 optie/mogelijkheid afdwingen)
Aankruisvakjes (Kan er gekozen worden uit 1 of meer mogelijkheden om te selecteren)
Bestandsupload (Bestand of document toevoegen aan formulier)
Teksteditor (In een teksteditor veld heeft de persoon welke het formulier invult meer mogelijkheden voor het “opmaken” van de tekst. Bijvoorbeeld door opsommingstekens te gebruiken of kopteksten/titels toe te voegen.
Teksten (vast en niet aanpasbaar voor de “invuller”)
Alinea (Dit is een teksteditor waarin je zelf tekst kan verwerken welke altijd getoond wordt in het formulier. Deze tekst is niet aan te passen, wijzigen of verwijderen tijdens het vullen van het adviesformulier op medewerker-niveau. Gebruik “Alinea” bijvoorbeeld voor toelichting, een inleiding of als je naar iets wil verwijzen)
3. Adviesformulier toevoegen aan een medewerker
Via de medewerker omgeving
Ga naar een medewerker/deelnemer.
Naast de naam verschijnt een nieuw icoontje. Klik hierop om de adviesformulieren functie te openen.
Tijdens een meting (lichamelijk onderzoek scan)
Ook tijdens het invullen van meetwaarden kun je het adviesformulier openen via Meten → adviesformulier.
Het adviesformulier toevoegen popup wordt direct geopend. Heb je meerdere templates, dan kies je bovenin welk formulier je wilt gebruiken.
4. Invullen en publiceren of als concept opslaan
Zodra je kiest voor medewerker advies toevoegen dan wordt een popup geopend.
Kies de taal waarin jij het adviesformulier wil invullen/toevoegen, in deze taal wordt het formulier getoond aan de medewerker. De talen waaruit je kan kiezen is afhankelijk van de meertaligheid instellingen binnen de betreffende organisatie. Indien je bijvoorbeeld alleen Nederlands hebt gekozen bij de organisatie instellingen dan wordt "Kies taal" niet getoond.
Kies vervolgens het adviesformulier welke je wil invullen bij de medewerker. Alle medewerker advies formulieren welke je hebt toegevoegd/aangemaakt worden hier getoond. De invullen kan dus een keuze maken uit alle beschikbare opties in jouw provider instellingen -> medewerker adviesformulieren.
Na het invullen van het gewenste formulier klik je op [Publiceren] of op [Concept opslaan].
Adviesformulier publiceren
De medewerker ontvangt automatisch een e-mailmelding dat er een nieuw adviesdocument klaarstaat. Via deze mail of op zijn of haar eigen resultatenoverzicht pagina kan de betreffende medewerker het adviesformulier bekijken.
De invuller (tester/adviseur/bedrijfsarts/coach) kan het formulier later bekijken op de medewerker-resultatenpagina en indien nodig altijd weer aanpassen.
Adviesformulier in concept opslaan
De medewerker ontvangt geen e-mailmelding dat er een adviesdocument klaarstaat. Het concept adviesformulier is wel zichtbaar bij de persoon op zijn of haar resultaten (compleet) overzicht pagina.
De invuller (tester/adviseur/bedrijfsarts/coach) kan het formulier later bekijken op de medewerker-resultatenpagina en indien nodig weer aanpassen en alsnog publiceren.
5. Welke bestanden kan ik uploaden in de bestandsupload?
Je kunt naast PDF, PNG, JPG en JPEG óók .docx (Word) en .xlsx (Excel) uploaden als onderdeel van het adviesformulier.
6. Linkjes en buttons toevoegen
In zowel Alinea als Teksteditor kun je links of buttons opnemen. Hiermee verwijs je naar externe pagina’s, documenten of instructies.
Kortom: je kan dit opnemen als "vaste" mogelijkheid (Alinea veld) zodat het altijd zichtbaar is voor een medewerker die een gepubliceerd formulier bekijkt of als invuller aan een veld (teksteditor veld) om de betreffende individuele medewerker ergens naar te verwijzen buiten Qiek. Bijvoorbeeld naar het voedingscentrum, adviezen van het RIVM of je eigen website.
7. Meertalig adviesformulieren
De vaste teksten in het formulier kunnen in meerdere talen worden worden toegevoegd tijdens het maken van een nieuw formulier.
Kies taal in Advies toevoegen popup
De invuller kan ook een voorkeurstaal selecteren (indien er meerdere talen staan ingesteld bij de organisatie instellingen) en daarin schrijven.
De medewerker ziet het formulier vervolgens in de gekozen en ingevulde taal.
Let op: Handmatig toegevoegde adviesteksten worden niet automatisch vertaald indien de medewerker bijvoorbeeld zelf Engels als voorkeurstaal instelt en het advies in het Nederlands is toegevoegd aan het medewerker-account.
8. Praktijk voorbeelden adviesformulieren gebruiken:
Gespreksverslag schrijven en/of persoonlijk advies delen (na een PMO of online consult)
Delen van audiogram, ECG of andere uitslagen/rapporten van metingen
Lab-rapportages uploaden/toevoegen aan medewerker dossier
Keuringsverslag inclusief keuringsuitslag en geschiktheidsverklaring
Fysio-spreekuur verslaglegging
Doorverwijzing naar Bedrijfsarts of Huisarts
Werkplekcheck/werkplekonderzoek verslag
Persoonlijk medewerker dossier
Voorbeeld adviesformulier: Jouw lab-rapport
Voorbeeld adviesformulier: Keuringsverslag
Voorbeeld adviesformulier: Werkplekcheck
