Waar beheer, verwijder en maak je gebruikersrollen aan?
Je kan aan de linkerkant van je scherm navigeren naar “Instellingen” (tandwiel icoontje).
Klik op “Gebruikersrollen” aan de rechterkant. Op deze gebruikersrollen instellingen pagina kan jij jouw eigen gebruikersrollen beheren. Je kan rollen toevoegen, verwijderen, aanpassen of bij bestaande rollen bepalen welke rechten een rol krijgt.
Met gebruikersrollen kan je rechten toekennen en zo bepalen wat iemand met de betreffende rol kan zien, uitvoeren, aanpassen of welke acties iemand juist wel of niet kan doen. Kortom: leg je de basis voor een veilig gebruik van Qiek door jouw collega’s of partners binnen Qiek.
4 standaard gebruikersrollen
Wij hebben alvast 4 standaard gebruikersrollen voor je klaar gezet zodat je snel de juiste rol kan instellen bij jouw provider-gebruikers. Het is mogelijk om deze standaard gebruikersrollen aan te passen naar je eigen specifieke wensen.
De 4 standaard ingestelde gebruikersrollen zijn:
Toeschouwer: Iemand met deze standaard rol kan enkel bekijken en heeft nooit toegang tot persoonlijke informatie van medewerkers van jouw klanten en kan geen aanpassingen doorvoeren in Qiek. Wel is het mogelijk om organisatieresultaten bij jouw klanten te bekijken en kan pdf-rapportages genereren van deze resultaten.
Uitvoerder: Deze standaard rol hebben wij ingesteld met in gedachten iemand die testen en metingen uitvoert in Qiek en persoonlijke gesprekken daarover voert met de betreffende medewerker van jouw klant. Deze standaard rol laat de provider-gebruiker, met de juiste toegangsrechten, (specifieke) medewerkers bekijken, aanpassen, resultatenpagina’s bekijken, metingen uitvoeren (lichamelijk onderzoek scan), de Agenda bekijken, afspraken maken en wijzigen. Met deze standaard rol voorkom je ongewenste aanpassingen, verwijderingen en toegang tot functionaliteiten die impact kunnen hebben op je werkwijze, projectuitvoering of instellingen.
Projectmanager: Met deze standaard rol kan een provider-gebruiker alle relevante functionaliteiten beheren rond het inrichten, uitvoeren en beheren van projecten in Qiek. Van scans samenstellen tot werkzaamheden in de shop uitvoeren. Van support vanuit klanten oppakken tot planningen aanpassen. Het grootste verschil met een “beheerder” rol is het feit dat een projectmanager geen toegang heeft tot vertrouwelijke of essentiële provider-instellingen. Denk aan het niet kunnen bekijken van de facturatiemodule of provider-logs of het kunnen aanpassen of verwijderen van de Qiek omgeving naam (provider naam), privacy instellingen, privacy statement of algemene voorwaarden, etc.
Beheerder: Met deze standaard rol heb je standaard alle rechten. Wij raden aan om het aantal provider-gebruikers met deze rol (en rechten) te beperken!
Toelichting bij de verschillende Rechten opties
In de Gebruikersrol pop-up kan je veel verschillende rechten toekennen. Elk heeft zijn eigen gevolgen voor de provider-gebruiker. Onderstaand geven wij een beknopte toelichting per “recht”.
Algemene tip: indien je een recht toepast binnen een categorie dan is het in de meeste situaties verstandig om dan ook altijd het recht om te “Bekijken” aan te zetten. Zonder het kunnen bekijken is het vaak onmogelijk om het “recht” te kunnen uitvoeren. Als je bijvoorbeeld “doelgroep” niet kan bekijken dan kan je deze ook nooit beheren (toevoegen/ verwijderen/ versturen).
Gebruikersrol rechten toelichting
|
|
|
Rechten toekennen |
|
|
| Recht | Toelichting per recht |
Organisatiebeheer |
|
|
Organisaties | Bekijken | Toegang tot een aangemaakte organisatie |
| Aanmaken | Een organisatie kunnen toevoegen |
| Aanpassen | Een bestaand organisatie-profiel aanpassen (naam, branche, etc.) |
| Verwijderen | Een organisatie kunnen verwijderen |
|
|
|
Resultaten | Bekijken | Op organisatieniveau resultaten bekijken (o.a. resultatenpagina) |
| Rapportage genereren | Op organisatieniveau resultaten exporteren naar pdf. |
|
|
|
Gebruikers | Bekijken | Inzicht in de eventueel aangemaakte organisatie-gebruikers |
| Aanmaken | Aanmaken van nieuwe organisatie-gebruikers |
| Aanpassen | Het kunnen aanpassen van organisatie-gebruikers |
| Verwijderen | Het kunnen verwijderen van organisatie-gebruikers |
|
|
|
Medewerkerbeheer |
|
|
Medewerkers | Bekijken | Inzicht in de aanwezige medewerkers binnen een organisatie |
| Aanmaken | Het kunnen aanmaken van nieuwe medewerkers binnen een organisatie |
| Aanpassen | Het kunnen aanpassen van een medewerker |
| Importeren | De importeren-functie kunnen gebruiken |
| Exporteren | De exporteren-functie kunnen gebruiken |
| Verwijderen | Medewerkers kunnen verwijderen uit een organisatie |
|
|
|
Resultaten | Bekijken | Op individueel medewerkerniveau resultaten bekijken |
| Rapportage genereren | Individuele medewerkerresultaten exporteren naar pdf |
|
|
|
Antwoorden | Bekijken | Individuele medewerker antwoorden bekijken |
| Aanpassen | Antwoorden van een individuele medewerker kunnen aanpassen |
| Exporteren | Het kunnen exporteren van "extra vragen" indien toegepast binnen een vragenlijst scan |
|
|
|
Vragenlijst scan |
|
|
Algemeen | Bekijken | Toegang tot het bekijken van vragenlijst scan(s) (incl. scan inhoud) |
| Aanmaken | Het kunnen aanmaken van nieuwe vragenlijst scan binnen een organisatie |
| Aanpassen | Het kunnen aanpassen van een scan (afronden, dupliceren) |
| Verwijderen | Het kunnen verwijderen van een scan |
|
|
|
Inhoud | Aanpassen | De vragenlijst scan inhoud kunnen aanpassen (modulen en opties toevoegen/verwijderen) |
| Quick Scans toevoegen | Quick Scans aan de vragenlijst inhoud kunnen toevoegen |
|
|
|
Instellingen | Aanpassen | Vragenlijst scan instellingen bekijken en aanpassen zoals de titel, e-mails, herinneringen, etc. |
|
|
|
Doelgroep | Bekijken | De pagina "reacties verzamelen" kunnen bekijken incl. de doelgroep |
| Toevoegen | Medewerkers toevoegen aan de scan doelgroep |
| Verwijderen | Medewerkers verwijderen uit de scan doelgroep |
| Exporteren | Alle medewerkers in een scan doelgroep kunnen exporteren |
| Vragenlijst versturen | Individuele medewerkers de vragenlijst (of herinnering) kunnen versturen |
| Vragenlijst versturen (bulk) | Meerdere of alle medewerkers in bulk de vragenlijst kunnen versturen (button bovenaan de pagina) |
|
|
|
Lichamelijk onderzoek scan |
|
|
Algemeen | Bekijken | Toegang tot het bekijken van lichamelijk onderzoek scan(s) (incl. scan inhoud) |
| Aanmaken | Het kunnen aanmaken van nieuwe lichamelijk onderzoek scan binnen een organisatie |
| Aanpassen | Het kunnen aanpassen van een scan (afronden, dupliceren) |
| Verwijderen | Het kunnen verwijderen van een scan |
|
|
|
Inhoud | Aanpassen | De scan inhoud kunnen aanpassen (modulen/ meetwaarden toevoegen/verwijderen) |
| Quick Scans toevoegen | Quick Scans aan de scan inhoud kunnen toevoegen |
|
|
|
Instellingen | Aanpassen | Vragenlijst scan instellingen bekijken en aanpassen zoals de titel, achtergrondgegevens uitvragen, etc.) |
|
|
|
Deelname inventarisatie | Bekijken | De pagina Deelname inventarisatie kunnen bekijken (indien deze AAN staat bij de scan instellingen) |
| Uitnodigen | Individuele medewerkers kunnen uitnodigen (of herinneren) om aan te melden voor de scan |
| Uitnodigen (bulk) | Meerdere of alle medewerkers in bulk de aanmeld mail versturen (button bovenaan de pagina) |
| Exporteren | Alle medewerkers in het lijst kunnen exporteren |
|
|
|
Doelgroep | Bekijken | De pagina "Meten" kunnen bekijken incl. de doelgroep |
| Toevoegen | Medewerkers toevoegen aan de scan doelgroep |
| Verwijderen | Medewerkers verwijderen uit de scan doelgroep |
| Exporteren | Alle medewerkers in een scan doelgroep kunnen exporteren |
| Meten | Het kunnen uitvoeren van metingen en invullen van meetwaarden bij een medewerker in de doelgroep |
|
|
|
Planning |
|
|
Afspraaktypes | Bekijken | Toegang tot de planning pagina (indien deze AAN staat bij de scan instellingen) incl. aanwezige afspraaktypes |
| Aanmaken | Het kunnen aanmaken van nieuwe afspraaktypes incl. inrichten van de planning (beschikbaarheid e.d.) |
| Aanpassen | Kunnen aanpassen van bestaande afspraaktypes |
| Verwijderen | Het kunnen verwijderen van afspraaktypes |
|
|
|
Beheer | Resources | Het kunnen aanmaken en aanpassen van Resources in de planning |
| Uitnodigen | Individuele medewerkers kunnen uitnodigen (of herinneren) om een afspraak in te plannen (Logboek moet hiervoor AAN staan) |
| Uitnodigen (bulk) | Meerdere of alle medewerkers in bulk de afspraak uitnodiging mail versturen (button bovenaan de pagina) |
| Automatisch plannen | Toegang tot de functie Automatisch plannen (alle medewerkers uit de scan doelgroep worden automatisch ingepland) |
| Tijdslot blokkeren | De mogelijkheid om een beschikbaarheid te blokkeren zodat op dat specifieke moment niet gepland kan worden |
| Logboek | Toegang tot de logboek functie en bijhorende opties (button bovenaan op de planning pagina) |
| Exporteren | De planning kunnen exporteren (afspraken, beschikbare tijdsloten en/of de volledige planning exporteren) |
| Instellingen | Planning instellingen bekijken en aanpassen zoals de omschrijving en planning gerelateerde e-mails (afspraak uitnodiging, afspraak herinnering, afspraak annulering) |
|
|
|
Afspraken | Bekijken | Toegang tot de Agenda pagina incl. het kunnen toevoegen van planning(en) aan de kalenderweergave |
| Aanmaken | Het kunnen inplannen van medewerkers |
| Verplaatsen | Het kunnen verplaatsen van medewerkers |
| Annuleren | Het kunnen annuleren van een geplande afspraak door een medewerker |
| No show | Het kunnen aanmerken van een geplande medewerker als no show (niet aanwezig) |
|
|
|
Shop |
|
|
Bestellingen | Bekijken | Geplaatste bestellingen van medewerkers bekijken (aanmeldingen, inschrijvingen, etc. voor producten uit de shop) |
| Aanmaken | Een product kunnen bestellen namens een medewerker |
| Aanpassen | Een bestelling kunnen aanpassen (bijv. status van "open" naar "afgerond" zetten) |
| Verwijderen | Een geplaatste bestelling kunnen verwijderen |
| Exporteren | Bestellingen kunnen exporteren |
|
|
|
Producten | Bekijken | Reeds bestaande producten kunnen bekijken (toegang tot de producten pagina) |
| Aanmaken | Zelf producten kunnen aanmaken voor in de shop |
| Aanpassen | Producten kunnen aanpassen die aanwezig zijn in de shop |
| Verwijderen | Producten kunnen verwijderen |
|
|
|
Beheer | Instellingen | Organisatie specifieke Shop instellingen bekijken en aanpassen zoals de naam, url, inlog verplichting, weergave |
| Categorieën | De organisatie shop "categorieën" kunnen bekijken, aanpassen en toevoegen. |
| Credits | Toegang tot de credits pagina incl. de credits kunnen beheren (uitgeven, verbruik bekijken, aanpassen, etc.) |
| Uitnodigen | Medewerkers van een organisatie kunnen uitnodigen om de shop te bekijken |
|
|
|
Provider instellingen |
|
|
Gegevens | Bekijken | De algemene provider instellingen pagina bekijken (naam, support e-mailadres, privacy instellingen, etc.) |
| Aanpassen | Aanpassingen kunnen doorvoeren in de provider gegevens |
|
|
|
E-mailsjablonen | Bekijken | Aanwezige e-mailsjablonen bekijken |
| Aanmaken | E-mailsjablonen kunnen aanmaken (bijv. nieuw sjabloon voor een scan uitnodiging) |
| Aanpassen | Aanwezige e-mailsjablonen kunnen aanpassen |
| Verwijderen | Aanwezige e-mailsjablonen kunnen verwijderen |
|
|
|
Quick Scans | Bekijken | Aanwezige Quick Scans bekijken (ook qua inhoud) |
| Aanmaken | Quick Scans kunnen aanmaken (bijv. nieuw standaard onderzoek) |
| Aanpassen | Aanwezige Quick Scans kunnen aanpassen |
| Verwijderen | Aanwezige Quick Scans kunnen verwijderen |
|
|
|
Formulieren | Bekijken | Aanwezige Adviesformulieren bekijken (ook qua inhoud) |
| Aanmaken | Adviesformulieren kunnen aanmaken (bijv. nieuw standaard PMO persoonlijk adviesformulier) |
| Aanpassen | Aanwezige formulieren kunnen aanpassen |
| Verwijderen | Aanwezige formulieren kunnen verwijderen |
|
|
|
Gebruikers | Bekijken | Aanwezige provider-gebruikers bekijken |
| Aanmaken | Nieuwe provider-gebruikers aanmaken (incl. rechten en toegang) |
| Aanpassen | Aanwezige provider-gebruikers aanpassen (incl. rechten, toegang en gebruikersnaam en wachtwoord aanpassen) |
| Verwijderen | Aanwezige provider-gebruikers verwijderen |
|
|
|
Gebruikersrollen | Bekijken | Aanwezige gebruikersrollen en onderliggende rechten bekijken |
| Aanmaken | Nieuwe gebruikersrol aanmaken (incl. rechten bepalen) |
| Aanpassen | Aanwezige gebruikersrol aanpassen |
| Verwijderen | Aanwezige gebruikersrol verwijderen |
|
|
|
Facturatie | Bekijken | Toegang tot de facturatie pagina met inzicht in de prijzen en het maandelijkse verbruik |
|
|
|
Voorwaarden | Bekijken | Toegang tot de "voorwaarden" pagina. Hier vindt je o.a. onze SaaS-overeenkomst, verwerkersovereenkomst, privacy verklaring en heb jij de mogelijkheid om je eigen algemene voorwaarden en privacy verklaring te uploaden |
| Aanpassen | Je eigen documenten kunnen verwijderen en toevoegen |
|
|
|
Logs | Bekijken | Toegang tot je provider-logs (waarin alles wat er binnen jouw omgeving gebeurd met betrekking tot persoonsgegevens wordt gelogd). |
Belangrijk opmerkingen bij deze rechten
Planning -> Afspraaktypes -> Aanmaken: Je kan alleen een nieuw afspraaktype aanmaken als je ook “Aanpassen” aan hebt staan.
Planning -> Beheer -> Uitnodigen: dit kan je alleen als je ook “Logboek” aan hebt staan.
Planning -> Afspraken -> Bekijken: Hiermee krijg je toegang tot het bekijken van de Agenda functie en niet de “planning pagina” in een lichamelijk onderzoek scan.
Wil je toegangsrechten instellen?
Je kan aan de linkerkant van je scherm navigeren naar “Instellingen” (tandwiel icoontje). Vervolgens kom je op de Instellingen pagina “Algemeen”. Dat zie je aan de rechterkant in de sidebar.
Klik op “Gebruikers” aan de rechterkant. Op deze gebruikersinstellingen pagina kan jij jouw eigen Provider-gebruikers accounts beheren. Je kan collega’s toevoegen, verwijderen, bepalen wie welke rol krijgt en provider-accounts aanmaken met specifieke toegangsrechten.