Foutmelding: “E-mailadres is al in gebruik. Kies een ander e-mailadres of voeg deze persoon toe als nieuwe medewerker aan de organisatie.”
Deze foutmelding verschijnt wanneer je bij een bestaande medewerker het e-mailadres probeert te wijzigen naar een adres dat al gekoppeld is aan een ander bestaand Qiek-account.
Dit kan binnen dezelfde organisatie zijn, maar ook bij een andere organisatie of zelfs Provider binnen Qiek.
Qiek controleert e-mailadressen platformbreed, omdat het e-mailadres de belangrijkste unieke identifier van een account is.
Krijg je de melding “Gebruikersnaam is al in gebruik binnen deze organisatie” tijdens het toevoegen van een nieuwe medewerker?
Bekijk dan het andere artikel met de oplossingen voor die situatie.
Wanneer ontstaat deze foutmelding?
Het e-mailadres bestaat al binnen dezelfde organisatie (check ook medewerkers archief).
Het e-mailadres bestaat al bij een andere organisatie binnen Qiek.
De medewerker heeft onbedoeld twee accounts, bijvoorbeeld door het gebruik van verschillende mailadressen (privémail en werkmail gebruikt) ontstaan door het gebruik van generieke links (vragenlijst, afspraakplanner, shop).
Een medewerker heeft een nieuw werkmailadres, waardoor per ongeluk twee accounts naast elkaar bestaan.
Wat kun je doen?
Zoek eerst op het e-mailadres in Qiek
Gebruik de zoekfunctie in de Provider-menubalk (het loep-icoon links).
Hiermee zoek je platformbreed in je eigen "provider-omgeving", dus ook buiten de huidige organisatie.
Mogelijke uitkomsten:
Je vindt een ander account met dit e-mailadres binnen dezelfde organisatie
→ volg de oplossingen in het andere artikel
(Gebruikersnaam is al in gebruik binnen deze organisatie).Je vindt een medewerker-account bij een andere organisatie
→ zie de oplossingen hieronder.Je vindt geen enkel ander resultaat
→ dan is het account mogelijk eerder verwijderd of bestaat het bij een andere Provider waardoor je het niet ziet. In dat geval kan alleen Qiek dit oplossen → zie oplossing 4.
Mogelijke oplossingen
1. E-mailadres klopt bij het gevonden account
→ Niets wijzigen aan dit gevonden account!
→ Kies dan voor toevoegen als nieuwe medewerker aan de betreffende organisatie zoals de foutmelding aangeeft.
→ Archiveer of verwijder het medewerker-account binnen de organisatie waar je de foutmelding kreeg en gebruik vervolgens alleen het andere/nieuwe account binnen de organisatie.
2. E-mailadres hoort niet bij het gevonden medewerker-account
Is het gevonden medewerker-account onterecht gekoppeld aan dit e-mailadres?
Pas het e-mailadres bij dat andere account aan naar de juiste (óf bijv. naar een fictief adres).
Verwijder dat account alleen als het volledig leeg is (geen scans, geen bestellingen, geen afspraken, etc.).
Pas daarna bij de gewenste medewerker het e-mailadres aan naar het gewenste en juiste mailadres.
3. Er zijn twee accounts van dezelfde persoon (dubbele accounts)
Dit komt vaak voor wanneer iemand:
via een generieke link een afspraak maakt met privé e-mailadres
via een andere generieke link een vragenlijst invult met werkmailadres
is toegevoegd aan de organisatie met een ander mailadres dan wat deze gebruikt bij de generieke link uitnodiging
in het verleden een oud werkmailadres had en later een nieuw adres kreeg
Als één van de accounts volledig leeg is (geen activiteit):
wijzig dat lege account naar een fictief adres
verwijder het lege account
wijzig vervolgens het overgebleven account naar het juiste e-mailadres
Als beide accounts activiteiten bevatten:
dan moeten de accounts samengevoegd worden, neem dan contact op.
4. Je ziet geen ander account terwijl de foutmelding wel verschijnt
In dit geval:
is het account ooit verwijderd terwijl het nog in gebruik was, of
bestaat het account bij een andere klant (Provider), waardoor jij het niet kunt zien
In beide gevallen kan dit uitsluitend worden opgelost door Qiek, neem hierover contact met ons op.
Contact opnemen
Neem contact op via: [email protected]
Vermeld:
beide e-mailadressen
welke medewerker-account je wilt behouden
of er scanresultaten of activiteiten zijn
Wij lossen het op of voegen de accounts dan samen zodat er één correct account overblijft.