Medewerkers archiveren binnen een organisatie
Het rechtstreeks verwijderen van medewerkers uit een organisatie is vervangen door de functie “archiveren”. Archiveren is een veilige manier om medewerkers uit toekomstige activiteiten te halen, zonder dat bestaande resultaten verloren gaan. Vanuit het medewerkersarchief is het nog steeds mogelijk om medewerkers definitief te verwijderen, maar alleen wanneer je dat bewust kiest.
Waarom archiveren in plaats van verwijderen?
We hebben voor deze werkwijze gekozen omdat medewerkers soms per ongeluk werden verwijderd, waardoor historische resultaten verloren gingen. Door eerst te archiveren blijft alle data intact voor organisatierapportages, terwijl de medewerker niet meer actief wordt meegenomen in nieuwe processen/acties/scans.
Wat gebeurt er met gearchiveerde medewerkers?
Gearchiveerde medewerkers worden niet meer meegenomen in toekomstige acties, zoals:
Toevoegen aan scan doelgroep
Uitnodigingen voor scans (vragenlijst, enquête, lichamelijk onderzoek, tbo)
Mailings zoals uitnodigingen naar "hele organisatie"
Herinneringen
Let op: staat een medewerker nog in een openstaande scan op het moment van archiveren?
Dan wordt hij of zij nog wel gemaild, omdat die lopende activiteit al is ingepland.
Wil je dit voorkomen, verwijder die medewerker dan ook uit de betreffende openstaande scan(s).
Handleiding medewerker archiveren:
Bij elke medewerker kun je via medewerker-profiel popup kiezen voor “archiveren”.
Navigeer naar de organisatie waarbinnen je de medewerker wil archiveren.
Navigeer naar de “organisatie pagina” door te klikken op “Organisatie” in de menubalk.
Aan de rechterkant zie je dat je nu op de “Medewerkers pagina” bent.
Zoek in het zoekveld bovenaan de medewerkertabel naar de betreffende medewerker of zoek handmatig op de pagina(s).
Klik op [aanpassen] achter de betreffende medewerker die je wil archiveren om het medewerkerprofiel te openen of klik op het "meer opties menu" (de 3 verticale bolletjes). Zie screenshots onderstaand.
Kies vervolgens voor de optie "archiveren". De medewerker wordt nu automatisch in het medewerkers archief geplaatst.
Screenshot archiveren via "meer opties menu":
Screenshot archiveren via [aanpassen] -> "medewerker popup":
Waar vind je het medewerkers archief?
Indien er medewerkers zijn gearchiveerd binnen een organisatie dan verschijnt op de organisatiepagina aan de rechterkant, onderaan, de optie “Medewerkers archief”. Hier kun je gearchiveerde medewerkers bekijken en indien gewenst definitief verwijderen.
Automatisch archiveren via de importoptie
Bij het importeren van medewerkers kun je kiezen voor:
“Archiveer medewerkers die niet in het bestand aanwezig zijn.”
Deze functie zorgt ervoor dat medewerkers die huidig in het medewerkeroverzicht staan maar niet meer in het nieuwe importbestand staan, automatisch naar het medewerkersarchief worden verplaatst.
Voorbeeld:
Stel dat Henk vorig jaar heeft deelgenomen aan een PMO of vragenlijst, maar inmiddels niet meer bij de organisatie werkt. In het nieuwe importbestand staat Henk niet meer. Met deze optie aan wordt Henk automatisch gearchiveerd.
Zo blijven zijn historische scanresultaten behouden, wat belangrijk is voor consistente rapportages. Als Henk volledig verwijderd zou worden, zouden ook zijn resultaten verdwijnen en daarmee de percentages in de organisatieresultaten veranderen.
Medewerker verwijderen uit een organisatie
Het definitief verwijderen van medewerkers kan alleen wanneer zij eerst in het medewerkersarchief zijn geplaatst. Dit voorkomt dat medewerkers per ongeluk worden verwijderd en zorgt ervoor dat archiveren altijd de eerste, veilige stap is.
Waar en hoe kun je medewerkers verwijderen?
Een of meerdere medewerker(s) kan je op twee manieren verwijderen, maar uitsluitend wanneer deze al in het medewerkers archief staat!
Één medewerker verwijderen
In de lijst met gearchiveerde medewerkers kun je achter de naam op het meer opties menu (de drie verticale bolletjes) klikken en kiezen voor “Verwijderen”.
Meerdere medewerkers tegelijkertijd verwijderen
Selecteer 1 of meerdere medewerkers in het archief. Of wanneer je het gehele archief wil verwijderen, dan selecteer je de checkbox linksboven naast "Naam". Vervolgens kan je via het meer opties menu balkje kiezen voor [Verwijderen]. Dan worden alle geselecteerde medewerkers verwijderd.
Verwijderen is dus alleen beschikbaar voor medewerkers die eerst zijn gearchiveerd.
Wat gebeurt er wanneer je een medewerker verwijdert?
Het verwijderen van een medewerker heeft onherstelbare gevolgen voor de organisatie. Na verwijdering:
verdwijnt de medewerker volledig uit de organisatie;
is de medewerker niet meer zichtbaar in scans, overzichten of tabellen;
worden alle historische gegevens van deze medewerker binnen de organisatie verwijderd, zoals:
resultaten uit vragenlijsten en enquêtes
fysieke meetgegevens (bijv. BMI, bloeddruk, Lab-waarden)
deelname aan scans (status, deelnamegegevens, voortgang)
geplaatste bestellingen en transacties in de organisatie-shop
gekoppelde credits en planning
resultaten verbonden aan organisatie- en groepsrapportages
verdwijnen deze gegevens ook uit organisatierapportages en historische resultaten, scans en overzichten.
Wat blijft wél bestaan?
Het persoonlijke Qiek-account van de medewerker wordt niet verwijderd.
Dit account blijft bestaan zodat de medewerker kan blijven inloggen wanneer hij of zij:
aan andere organisaties is gekoppeld;
gekoppeld is aan een Provider;
in de toekomst eventueel opnieuw wordt toegevoegd aan een andere organisatie binnen Qiek.
Een medewerker is daarmee alleen verwijderd uit de organisatie, niet uit het platform.
Wanneer kies je voor verwijderen?
Verwijderen is passend wanneer:
iemand definitief niet meer binnen de organisatie thuishoort;
je zeker weet dat historische scan- en enquêtegegevens niet meer nodig zijn;
een medewerker per ongeluk is toegevoegd en geen data mag achterlaten in de organisatie;
privacy- of contractuele redenen vereisen dat alle organisatiegebonden data wordt verwijderd.
In alle andere gevallen is archiveren de aanbevolen en veiligere optie.
Heb je per-ongeluk een medewerker gearchiveerd?
Je kan een medewerker altijd weer uit het archief halen en terugzetten naar de organisatie zodat je de persoon weer kan toevoegen aan scans, uitnodigingen kan verzenden of in plannen. Dat doe je door de medewerker te “herstellen”.
Kies voor de optie “Herstellen” wanneer je klikt op de meer opties menu of wanneer je in het medewerker aanpassen popup zit (klikken op de drie verticale bolletjes).
Alle medewerkers herstellen / terugplaatsen naar "Medewerkers" vanuit het medewerkers archief
Selecteer 1 of meerdere medewerkers in het archief. Of wanneer je het gehele archief wil herstellen, dan selecteer je de checkbox linksboven naast "Naam". Vervolgens kan je via het meer opties menu balkje kiezen voor [Herstellen]. Dan worden alle geselecteerde medewerkers verplaatst naar het medewerkersoverzicht.
Heb je per-ongeluk een medewerker verwijderd?
Je kan een medewerker altijd weer toevoegen aan de organisatie middels de knop [Nieuwe medewerker] of wanneer je de persoon weer verwerkt in een import. Helaas zijn alle historische gegevens van deze medewerker binnen de organisatie wel blijvend verwijderd, zoals:
resultaten uit vragenlijsten en enquêtes
fysieke meetgegevens (bijv. BMI, bloeddruk, Lab-waarden)
deelname aan scans (status, deelnamegegevens, voortgang)
geplaatste bestellingen en transacties in de organisatie-shop
gekoppelde credits en afspraken in de planning
resultaten verbonden aan organisatie- en groepsrapportages
Optioneel: indien het belangrijk is dat alle historische gegevens van de betreffende medewerker(s) ook weer beschikbaar moeten zijn dan kan je Qiek, via [email protected] vragen om een backup terug te plaatsen. Dit verzoek kan je tot 21 dagen na verwijderingen indienen, daarna is het niet meer mogelijk om een backup terug te plaatsen. Let op: Hier zijn ALTIJD kosten aan verbonden die worden doorbelast op de eerstvolgende factuur.