Navigeer naar de organisatie waar je de medewerkers wil toevoegen.

Navigeer naar de “organisatie pagina” door te klikken op “Organisatie” in de menubalk.

Aan de rechterkant zie je dat je nu op de “Medewerkers pagina” bent.

Aan de bovenkant van de pagina zie je twee buttons (nieuwe medewerker en Importeren) en een icon (voor exporteren).

Klik op de button [Importeren].

Klik op [upload bestand] en selecteer het MS Excel bestand (xls of xlsx) waarin de medewerker gegevens gestructureerd zijn verwerkt.

N.b.: Wij raden het aan om ons aanbevolen import sjabloon te gebruiken ondanks dat je hier niet aan gebonden bent. Qiek kan ook andere kolom volgorden verwerken (kolom onafhankelijk).

Vervolgens heb je 3 opties waaruit je kan kiezen, afhankelijk van de situatie kies je 1 of meerdere combinaties van deze opties. Je kan dus meerdere opties tegelijkertijd “aanvinken” om te gebruiken bij het importeren.

De drie opties zijn:

· Medewerkers aanmaken

· Bestaande medewerkers bijwerken met de gegevens in het bestand

· Archiveer medewerkers die niet in het bestand aanwezig zijn

Een toelichting per optie vind je onderstaand.

Na het kiezen van de gewenste opties klik je op [volgende]

Je komt nu bij de stap: “Koppel de kolommen in je bestand aan eigenschappen van medewerkers”.

In deze pop-up zie je 4 of 5 kolommen: 1. Kolomkop uit bestand, 2. Informatie vooraf bekijken, 3. Gekoppeld, 4. Medewerker-eigenschap, 5. Bestaande waarden beheren (deze word alleen getoond indien je kiest voor de optie "Bestaande medewerkers bijwerken..").

Een toelichting per kolom vind je onderstaand.

Nadat je klaar bent met het koppelen van de gewenste eigenschappen en de controle dan klik je op [Start import].

De pop-up verandert nu naar een statusbalk waarin je de voortgang van de import kan volgen.

Zodra de import is voltooid opent een nieuwe pop-up waarin je de importstatistieken kan bekijken. Hoeveel nieuwe medewerkers zijn aangemaakt (en toegevoegd), hoeveel medewerkers zijn bijgewerkt en hoeveel medewerkers gearchiveerd zijn. Indien er fouten zijn gevonden (bepaalde regels zijn niet geïmporteerd) dan wordt dat ook hier weergeven. Je ziet dan precies in welke Excel regel de fout aanwezig is (dan ontbreekt 1 of meerdere van de verplichte eigenschappen, de verplichte eigenschappen zijn: 1. Voornaam, 2. Achternaam, 3. E-mailadres). Staat er “Import voltooid zonder fouten”, dan is alles goed verwerkt.

Klik op “Sluiten” en voilà, de medewerkers zijn toegevoegd aan de organisatie!

Medewerkers aanmaken betreft alle nog niet bestaande personen/mailadressen in Qiek die wel in het Excel bestand staan toevoegen aan de organisatie.

Bestaande medewerkers bijwerken met de gegevens in het bestand betreft de mogelijkheid om bestaande personen binnen de organisatie te updaten. Dit is handig als je een nieuwe personeelslijst wil uploaden terwijl de organisatie al gevuld is of je reeds vaker in het verleden scans hebt uitgezet bij dezelfde organisatie. Als voorbeeld: Piet was gekoppeld aan afdeling Marketing in Qiek vanuit een eerdere upload. Huidig werkt Piet op de afdeling Sales. Na het gebruik van deze optie zal Piet gekoppeld worden aan Sales en uit de afdeling Marketing verwijderd worden. Daarnaast is deze functie gewoon handig als je klant je last-minute een update stuurt van de aangeleverde lijst, je hoeft niet meer handmatig alles te checken maar kan gewoon nogmaals de importdraaien om alles “goed te plaatsen”.

Archiveer medewerkers die niet in het bestand aanwezig zijn betreft de mogelijkheid om bestaande personen binnen de organisatie automatisch te verplaatsen naar het “medewerkers archief”. Stelt dat Henk die in het verleden deel heeft genomen aan de scan nu niet meer werkzaam is bij de organisatie. In de nieuwe import staat Henk dan ook niet opgenomen. Na het importeren met deze optie “aan” zal Henk verplaatst worden naar het archief. Wij archiveren personen zodat resultaten van scans uit het verleden ongewijzigd blijven, als we zouden verwijderen dan worden, in bovenstaande voorbeeld, de resultaten van Henk verwijderd en dit zal dus de organisatieresultaten beïnvloeden (wijziging in de percentages).

Kolomkop uit bestand: Dit de eerste regel in Excel, de naam zoals je deze daar hebt gegeven. De eerste regel in Qiek betreft bijvoorbeeld de cel A1, de tweede regel betreft B1, etc.

Informatie vooraf bekijken: Hier tonen wij de eerste 3 onderliggende regels uit de betreffende kolom in het Excel bestand zoals deze is geüpload onder stap 6 (regel 2,3 en 4 in Excel).

Gekoppeld: Indien Qiek de kolomkop naam direct kan relateren aan een medewerker-eigenschap dan zie je een “vinkje” in deze kolom. Zie je geen “vinkje” dan moet je handmatig een standaard eigenschap in Qiek selecteren als je de betreffende kolom wil importeren. Zie onderstaande toelichting.

Medewerker-eigenschap: Indien Qiek de eigenschap heeft herkent dan zie je betreffende eigenschap in het veld getoond worden. Bijvoorbeeld een kolom in je Excelbestand waarin je e-mailadressen hebt verwerkt dan zie je onder eigenschap “E-mailadres*”. Staat in het veld “Selecteer een eigenschap” dan moet je handmatig de kolom koppelen aan een eigenschap. Bijvoorbeeld de kolom in je uploadbestand waarin je achternaam hebt verwerkt, die koppel je dan aan de eigenschap “Achternaam*”.

Bestaande waarden beheren: Hier heb je de mogelijkheid om aan te geven of je een bestaande waarde (bijv. gekoppelde afdeling, functie, voornaam, etc.) wil overschrijven of niet. Wanneer een medewerker al eerder toegevoegd is aan de organisatie waarin je deze upload wil toevoegen dan wordt de bestaande waarde/eigenschap standaard overschreven met de nieuwe waarde uit het nieuwe importbestand als je “niet overschrijven” UIT staat (niet aangevinkt). Selecteer 'niet overschrijven' bij de betreffende medewerker-eigenschap om de bestaande gegevens van reeds bestaande medewerkers binnen de betreffende organisatie as-is te bewaren (niet te overschrijven).