Praktijk voorbeeld 1: Samenvoegen van afdelingen zodat de minimale groepsgrootte gehaald wordt en de resultaten gebruikt kunnen worden.
Je kan de exportfunctie ook gebruiken om deze vervolgens opnieuw te importeren. Bijvoorbeeld als je afdelinggegevens bij deelnemers wil wijzigen, bijvoorbeeld om de resultaten inzichtelijk te maken. In dit praktische voorbeeld leg ik uit hoe je gegevens kan updaten/aanpassen/wijzigen bij medewerkers met behulp van een export.
Voorbeeld: afdeling Marketing en de afdeling Communicatie samenvoegen.
Afdeling Marketing heeft 12 deelnemers en Communicatie heeft 6 deelnemers. Je ingestelde minimale groepsgrootte (onder "Privacy" bij de organisatie instellingen) is 15 medewerkers. Beide afdelingen zijn huidig dus te klein om te tonen in de resultaten en vergelijkingen. Doorloop de volgende stappen om de afdelingen samen te voegen om op 18 deelnemers te komen (12+6) zodat de samenvoeging als nieuwe afdeling gebruikt kan worden voor analyses, rapportages en vergelijkingen.
Maak een export in het organisatie medewerkeroverzicht of maak een export van een specifieke scan doelgroep. Dit maakt voor dit voorbeeld niets uit.
Pas bij elke medewerker die gekoppeld is aan de afdeling "Marketing" of de afdeling "Communicatie" de naam in het Excelkolom onder de titel "Afdeling" aan naar -> Marketing & Communicatie (bij 18 personen staat nu deze afdeling naam vermeld).
Sla het bestand op en navigeer naar "organisatie" binnen het betreffende bedrijf.
Klik nu op [Importeren], upload het nieuwe bestand en vink alleen de optie "Bestaande medewerkers bijwerken met de gegevens in het bestand" aan. Klik op [Volgende] en zorg dat dan alleen bij "Afdeling" de optie "Niet overschrijven" NIET staat aangevinkt. Bij alle andere kolommen mag deze juist WEL aangevinkt staan want daar doen we in dit voorbeeld niets mee.
Na het voltooien van de nieuwe import is de nieuwe afdeling "Marketing & Communicatie" zichtbaar en kan deze gebruikt worden binnen Qiek of meegenomen worden in de rapportages.
Praktijk voorbeeld 2: Organisatieverandering over 2 of meer scans vergelijken van een specifieke doelgroep.
Dit is een voorbeeld als je deelnemers wil koppelen aan een nieuwe extra groep om verdiepende analyses te maken.
Situatieschets: Een organisatie heeft twee lichamelijke onderzoeken laten uitvoeren, de eerste in 2024 en de tweede in 2025. Je wil bekijken en vergelijken of deelnemers in 2024 andere uitkomsten hebben in 2025.
Oplossing: Exporteer alle deelnemers vanuit de lichamelijk onderzoek scan uit 2024. Zet achter alle deelnemers aan de scan uit 2024 in het excel bestand, in een nieuwe kolom “deelname 2024”. Dit excel bestand importeer je vervolgens en de extra groep “deelname 2024” kan je nu aanmaken. Op de resultaten pagina van de organisatie gebruik je de filterfunctie in Qiek en selecteer je onder “extra groepen” de nieuw toegevoegde extra groep “deelname 2024”. Vervolgens kies je voor vergelijk scans en voila, je kan nu vergelijken hoe deze doelgroep zich verhoudt tot hun deelname in 2025. Hopelijk zie je verbetering en hebben je inspanningen meetbaar resultaat geboekt.
Praktijk voorbeeld 3: Door gebruik van een generieke link, zonder dat "achtergrondgegevens uitvragen" aan stond, vervolgens wel kunnen rapporteren en analyseren op bijvoorbeeld afdeling of locatie niveau.
Je kan onze exports ook altijd weer gebruiken als importbestand, bijvoorbeeld als je gegevens bij deelnemers wil aanvullen, bijvoorbeeld om verdiepende analyses te maken. In dit praktische voorbeeld leg ik uit hoe je gegevens kan updaten/aanpassen/aanvullen bij medewerkers met behulp van een export.
Situatieschets: Je hebt voor de vragenlijst gebruik gemaakt van de generieke link en je hebt vooraf geen medewerker geïmporteerd in de organisatie. Tevens heb je geen afdelingen aangemaakt in de organisatie waardoor je dit niet kon uitvragen bij de deelnemers via “Achtergrondgegevens uitvragen”.
Nadat je het onderzoek hebt afgerond vraagt de klant toch om een verdieping op afdelingsniveau. Ze willen onderzoeken of bepaalde aandachtspunten vaker bij Kantoorfuncties of Productiefuncties voorkomen.
Oplossing: Om bij de deelnemende medewerkers de juiste afdeling te koppelen maak je een export van de scan doelgroep. Dit Excelbestand pas je iets aan zodat alleen voornaam, achternaam en e-mailadres nog aanwezig is (minimaal benodigd voor een import). Laat de kolom “afdeling” ook staan! Stuur dit bestand naar je klant en vraag of ze de betreffende afdeling per medewerker willen invullen. Nadat je het aangevulde bestand retour ontvangt, importeer je deze in Qiek. Nu zijn de afdelingen bekend en wordt dit automatisch gebruikt op de resultatenpagina’s (of in rapportages) om vergelijkingen en verdiepingen te maken.