Voordat je start heb je:
Organisatie toegevoegd
Medewerkers toegevoegd of importbestand bij de hand
Indien je wil werken met een “generieke link” (zonder import/vooraf medewerkers toevoegen) verwijs ik graag naar deze use case.
Weet je welke vragen je wil stellen (welke feedback je wil ophalen).
Optioneel: Heb je reeds een Enquête Quick Scan aangemaaktHeb je de tenminste de volgende mailtekst voorbereid of je hebt reeds e-mail-sjablonen aangemaakt voor:
Enquête scan uitnodiging e-mail
Stappenplan:
1. Op de “Organisaties” pagina klik je op de organisatie waar je de Enquête wil inrichten of maak een nieuwe organisatie aan.
2. Navigeer vervolgens naar menu-item “Scans” en klik aan de rechterkant op de knop [Nieuwe scan] en kies de optie “Enquête”.
3. Geef de enquête een titel. Let op deelnemers zien de scantitel ook! En klik vervolgens op [Opslaan].
Inhoud
1. Op de pagina “Inhoud” klik je rechtsboven op de knop [Inhoud toevoegen].
2. Selecteer de gewenste velden die passen bij de vragen welke je wil stellen in de Enquête. Indien je “Quick Scans” hebt aangemaakt dan kan je onder het kopje “Overig” de gewenste Enquete quick scan toevoegen.
Je hebt deze mogelijkheden qua velden en tekst in een Enquete scan: Open vragen, nummer, meerkeuze en aankruisvakjes.
Voorbeeld:
3. Optioneel: Voeg voorwaardelijke logica toe aan vragen. Dat doe je door te klikken op de 3 bolletjes achter de betreffende vraag. Een praktisch voorbeeld: Stel dat je een bepaalde vraag over deelname aan een vragenlijst wil stellen aan alleen de medewerkers die daadwerkelijk dit hebben ingevuld.
5. Zodra je alle inhoud hebt toegevoegd klik je rechtsboven in de pop-up op de knop [Opslaan]. De pop-up sluit en je komt nu op een gevulde “Inhoud” pagina. Je kan altijd de inhoud weer wijzigen of logica toevoegen/aanpassen door rechtsboven te klikken op [Inhoud aanpassen].
Instellingen pagina Enquête scan
1. Navigeer naar de “Instellingen” pagina in de scan menu-balk.
2. Klik op “Uitnodiging bewerken” achter “Via een e-mailuitnodiging”.
Type onder E-mail onderwerp de gewenste tekst voor de eerste uitnodiging.
Type onder “E-mail bericht” de tekst voor de uitnodiging om een vragenlijst in te vullen. Of selecteer een E-mail template rechtsboven indien je deze reeds hebt aangemaakt en pas deze naar wens aan voor dit project.
De knop “Enquête invullen” ({enquete_url}*) is een verplichte variabele in deze e-mail. Zonder kan je de mail niet opslaan.
Klik linksonder in de pop-up op de knop [Opslaan].
3. Bij “Automatische herinneringen” zet je het schuifje “aan”. Klik vervolgens op ‘Herinnering bewerken’ om eventueel de tekst van deze herinnering te laten afwijken van de eerder ingestelde enquête e-mailuitnodiging tekst.
Let op: zorg dat het schuifje op “aan” staat bij de herinnering.
4. Doe vervolgens hetzelfde voor de tweede en derde herinnering en stel het aantal dagen af op het gewenste tijdspad.
De enquête verzenden (of inplannen)
1. Navigeer naar de “reacties verzamelen pagina” pagina in de scan menu-balk in de enquete scan.
2. Klik rechtsboven op de knop [Toevoegen], vervolgens kies je voor de optie “Selecteer groepen en/of medewerkers”. In het selectieveld dat opent kies je in deze use case voor de optie “Scan deelnemers” -> titel van de lichamelijk onderzoek scan. Klik nu op [Opslaan]. Wil je het naar alle medewerkers binnen de organisatie sturen dan selecteer je "Hele organisatie".
3. Je keert terug naar de “reacties verzamelen” pagina, hier zie je dat de scan doelgroep gevuld is met alle medewerkers die hebben deelgenomen aan het lichamelijk onderzoek.
4. Klik nu rechtsboven op de knop [Enquête versturen]. Deze knop wordt pas getoond zodra er deelnemers zijn toegevoegd aan de scan doelgroep.
5. Bij ‘Naar’ selecteer je in deze use case “Hele scan doelgroep”. Je hebt met deze ‘Naar’ optie ook de mogelijkheid om op basis van andere eigenschappen personen de vragenlijst uitnodiging te versturen. Bijv. als eerst 1 locatie of onderzoeksgroep uitgenodigd moet worden.
6. Onder ‘Verzending’ selecteer je of ‘Direct verzenden’ of ‘Kies datum en tijdstip’.
Met Direct verzenden ontvangt in deze use case direct de hele organisatie (alle personen die geïmporteerd danwel toegevoegd zijn aan de scan doelgroep) de Enquête uitnodiging.
Met de optie ‘Kies datum en tijdstip’ kan je deze e-mail inplannen op elke gewenste moment in de toekomst.
7. Controleer als laatste nogmaals de e-mail en klik als je zeker bent van je zaak op de button rechtsonder [Verstuur].
Voila, je Enquête project loopt!