Voordat je start heb je:
Organisatie toegevoegd
Medewerkers toegevoegd of importbestand bij de hand
Indien je wil werken met een “generieke link” (zonder import/vooraf medewerkers toevoegen) verwijs ik graag naar het laatste hoofdstuk in deze use case.
Weet je welke vragenlijstmodulen je wil inzetten. Optioneel: Reeds bepaald welke onderzoeksgroepen bijv. aanvullende modulen krijgen. Bijv. afdeling Productie krijgt aanvullend de module “fysiek werkvermogen” en beeldscherm functies de module “beeldschermwerk analyse”. Voor een overzicht van alle opties verwijs ik graag naar dit artikel.
Heb je het tijdspad met de klant afgesproken of heb je ten minste afgesproken wanneer de eerste vragenlijstuitnodiging verzonden gaat worden (onderaan deze usecase hebben wij onze aanbevolen tijdspad vermeld).
Heb je de tenminste de volgende mailteksten voorbereid of je hebt reeds e-mail-sjablonen aangemaakt voor:
Vragenlijst scan uitnodiging e-mail
Stappenplan:
1. Op de “Organisaties” pagina klik je op de organisatie waar je het onderzoek wil inrichten of maak een nieuwe organisatie aan.
2. Navigeer vervolgens naar menu-item “Scans” en klik aan de rechterkant op de knop [Nieuwe scan] en kies de optie “vragenlijst”.
3. Geef de vragenlijst een titel. Let op deelnemers zien de scantitel ook! En klik vervolgens op [Opslaan].
Inhoud
1. Op de pagina “Inhoud” klik je rechtsboven op de knop [Inhoud toevoegen].
2. Selecteer de gewenste vragenlijst module(s) voor het vragenlijst onderzoek (1). Indien je “Quick Scans” hebt aangemaakt dan kan je onder het kopje “Overig” de gewenste quick scan toevoegen (2).
3. Optioneel: Het is mogelijk om eigen vragen toe te voegen aan de vragenlijst. Dit doe je door op “Extra vragen” te klikken en daar een keuze te maken uit de vraag opties (meerkeuze, open vraag, etc.).
4. Optioneel: Voeg voorwaardelijke logica toe aan vragenlijst modules of extra vragen. Dat doe je door te klikken op de 3 bolletjes achter de betreffende module (1). Een praktisch voorbeeld: Stel bij de module overgangsklachten in dat deze alleen getoond wordt aan vrouwen ouder dan 40 jaar zodat mannen en vrouwen jonger dan 40 deze module niet zien.
5. Zodra je alle inhoud hebt toegevoegd klik je rechtsboven in de pop-up op de knop [Opslaan]. De pop-up sluit en je komt nu op een gevulde “Inhoud” pagina. Je kan altijd de inhoud weer wijzigen of logica toevoegen/aanpassen door rechtsboven te klikken op [Inhoud aanpassen]
LET OP: verwijder nooit inhoud zodra er reeds data is toegevoegd (er reeds vragenlijsten zijn ingevuld). De reeds vergaarde data wordt dan verwijderd van de betreffende vragenlijstmodule welke je hebt verwijderd!
Instellingen pagina vragenlijst scan
1. Navigeer naar de “Instellingen” pagina in de scan menu-balk.
2. Klik op “Uitnodiging bewerken” achter “Via een e-mailuitnodiging”.
Type onder E-mail onderwerp de gewenste tekst voor de eerste uitnodiging.
Type onder “E-mail bericht” de tekst voor de uitnodiging om een vragenlijst in te vullen. Of selecteer een E-mail template rechtsboven indien je deze reeds hebt aangemaakt en pas deze naar wens aan voor dit project.
De knop “Vragenlijst invullen” ({vragenlijst_url}*) is een verplichte variabele in deze e-mail. Zonder kan je de mail niet opslaan.
Klik linksonder in de pop-up op de knop [Opslaan].
3. Bij “Automatische herinneringen” zet je het schuifje “aan”. Klik vervolgens op ‘Herinnering bewerken’ om eventueel de tekst van deze herinnering te laten afwijken van de eerder ingestelde vragenlijst e-mailuitnodiging tekst. Wij raden aan om het aantal dagen om de herinnering automatisch te versturen na het versturen van de eerste uitnodiging in te stellen op 7 dagen. Dit is natuurlijk afhankelijk van het afgestemde tijdspad met je klant.
Let op: zorg dat het schuifje op “aan” staat bij deze eerste herinnering.
4. Doe vervolgens hetzelfde voor de tweede en derde herinnering en stel het aantal dagen af op het afgestemde tijdspad met jouw klant.
De vragenlijst verzenden (of inplannen) / project uitvoering starten
1. Navigeer naar de “reacties verzamelen pagina” pagina in de scan menu-balk in de vragenlijst scan.
2. Klik rechtsboven op de knop [Toevoegen], vervolgens kies je voor de optie “Selecteer groepen en/of medewerkers”. In het selectieveld dat opent kies je in deze usecase voor de optie “Hele organisatie”. Klik nu op [Opslaan].
3. Je keert terug naar de “reacties verzamelen” pagina, hier zie je dat de scan doelgroep gevuld is met alle medewerkers die toegevoegd zijn aan de organisatie.
4. Klik nu rechtsboven op de knop [Vragenlijst versturen]. Deze knop wordt pas getoond zodra er deelnemers zijn toegevoegd aan de scan doelgroep.
5. Bij ‘Naar’ selecteer je in deze use case “Hele scan doelgroep”. Je hebt met deze ‘Naar’ optie ook de mogelijkheid om op basis van andere eigenschappen personen de vragenlijst uitnodiging te versturen. Bijv. als eerst 1 locatie of onderzoeksgroep uitgenodigd moet worden.
6. Onder ‘Verzending’ selecteer je of ‘Direct verzenden’ of ‘Kies datum en tijdstip’.
Met Direct verzenden ontvangt in deze use case direct de hele organisatie (alle personen die geïmporteerd danwel toegevoegd zijn aan de scan doelgroep) de vragenlijst uitnodiging.
Met de optie ‘Kies datum en tijdstip’ kan je deze e-mail inplannen op het gewenste moment dat je afgestemd hebt met je klant.
7. Controleer als laatste nogmaals de e-mail en klik als je zeker bent van je zaak op de button rechtsonder [Verstuur].
Voila, je project loopt!
Aanbevolen tijdspad voor de use case: vragenlijstonderzoek
Op het afgesproken moment met je klant verzend je de vragenlijst uitnodiging.
Stel de eerste automatische herinnering in op 7 dagen. Personen welke reeds volledig hebben deelgenomen ontvangen deze niet.
Stel de tweede automatische herinnering in op 14 dagen.
Stel de derde automatische herinnering in op 21 dagen.
Generieke link gebruiken i.p.v. de vragenlijst uitnodiging verzenden
Je kan de stappen betreft de "vragenlijst scan uitnodiging email" bewerken overslaan. De vragenlijst uitnodiging zal namelijk niet gebruikt worden indien je gebruikt maakt van de generieke link.
Navigeer naar de vragenlijst scan “Instellingen” pagina en zet het schuifje achter “Via een generieke uitnodigingslink” op “aan”.
Vervolgens zie je de link getoond worden. Je kan deze link nu ook vinden op de “Reacties verzamelen” pagina. Klik op deze pagina op de “link” knop, rechts naast de knop [Toevoegen]. Als je met je muis erop gaat staan zie je “Generieke uitnodigingslink” getoond worden. Na het klikken op deze knop kan je de link van de betreffende vragenlijst scan kopiëren en delen.
Generieke link delen:
De generieke link kan je dus op elke gewenste andere plek buiten Qiek gebruiken of gebruiken voor het maken van een QR-code naar de vragenlijst. Deel de link bijvoorbeeld via je eigen mail, via jouw klant of achter een button op een website of intranet. Iedereen die zich aanmeld wordt vervolgens toegevoegd aan de scan (scan doelgroep bij “reacties verzamelen”).
LET OP: de automatische herinneringen gaan ALLEEN naar de medewerkers welke nog niet volledig hebben deelgenomen (scan niet op 100%). Wil je medewerkers herinneren dan moet je dat dus zelf regelen en zorgen dat de generieke link vaker onder de aandacht wordt gebracht!